Oslofjordklinikken forsterker kvalitetsfokuset med ISO 9001

For privatklinikken ble ISO-sertifikatet en bekreftelse på at de leverer kvalitet i alle ledd.

Med sine 500 årlige narkoseoperasjoner i Sandnes, og 1000 i Sandvika, er Oslofjordklinikken landets største aktør innen privat nevrokirurgi.

– Vi leder an når det gjelder volum, men også kvalitet. Det er avgjørende for oss at vi leverer høy kvalitet i alle ledd. Etter å ha sikret den faglige kvaliteten fra start, ble sertifisering etter ISO 9001 et naturlig ledd i kvalitetsarbeidet, forteller medisinsk ansvarlig Ben Heskestad ved Oslofjordklinikken.

Pasienter, forsikringsselskap og myndigheter har klare forventninger til kvaliteten på tjenester fra private helseforetak, uten at det finnes noen formelle krav om ISO-sertifikat.

– Med sertifikatet er det imidlertid enklere å vise omverdenen at vi har ting på stell. I tillegg har sertifikatet nesten blitt en forutsetning for at man kan vokse og bli større. I offentlige anbud ser vi ofte at helseforetak, som Helse Vest, definerer kvalitet ved at man har ISO 9001.

– For oss fagfolk er det en litt annen verden. Fra vårt perspektiv handler kvalitet om hvor god du er til å operere, hvor ofte det oppstår komplikasjoner og hvor fornøyde pasientene er. Dette måles og offentliggjøres i offentlige kvalitetsregistre, og det er jo ikke sånn at du kan se på disse tallene at vi har fått ISO 9001, legger Heskestad til.

– Dyktige folk til å utføre alt arbeidet

Veien til Compendia gikk via et familiemedlem av Heskestad, som hadde fått bistand til å ISO-sertifisere sin bedrift.

– Vi sendte prisforespørsel til andre aktører også, men det var en sum av mange ting som gjorde at valget falt på Compendia. Avgjørelsen ble blant annet tatt på bakgrunn av pris, lokal tilhørighet og inntrykket i innledende møter.

Foto: Kirurg med munnbind
Nevrokirurg og medisinsk ansvarlig, Ben Heskestad, i aksjon. (Foto: Oslofjordklinikken)

Da prosessen startet hadde Oslofjordklinikken gode rutiner og system for dokumentasjon, og mye kunne derfor overføres i forbindelse med sertifiseringen. Likevel var Heskestad og kollegaene bevisst omfanget av sertifiseringsprosessen.

– Jeg hadde veldig stor respekt for arbeidsmengden. Vi som eiere og klinikere ville ikke hatt kapasitet til å ta på oss dette i tillegg til den vanlige driften. Derfor ble det bestemt at hvis vi skal gjennomføre en ISO-sertifisering, må vi ha dyktige folk til å utføre alt arbeidet som hører med, sier Heskestad.

Rollen som kyndig kvalitets- og prosjektleder ble tildelt Bjørgunn Overskott.

Daglig leder Venke M. Byberg og kvalitetsleder Bjørgunn Overskott synes at arbeidet med å bli ISO-sertifisert har vært mindre krevende enn forventet.

– Før vi gikk i gang med sertifiseringsprosjektet visste jeg ikke hva ISO 9001 er, eller hva standarden innebærer, forteller Bjørgunn.

Derfor leste hun den. Fra perm til perm.

I snitt brukte Bjørgunn halvparten av arbeidstiden på ISO 9001-arbeidet. Nå utgjør kvalitetsarbeidet omtrent en halv arbeidsdag i uka.

– Oppfølgingen fra Compendia har vært god, og jeg har hatt mulighet til å få så mye hjelp jeg vil. Men for å teste om jeg har fått med meg alt jeg bør kunne, har jeg forsøkt å være helt selvgående siden sertifiseringen.

Les også:

Oppgaven med å få Oslofjordklinikken sertifisert etter 9001-standarden falt på seniorrådgiver Tone Margunn Bue. Hun er mektig imponert over Bjørgunns innsats.

– Med tanke på at hun stilte helt på bar bakke innen kvalitetsfaget, er det helt vanvittig hvor mye hun kan nå – og hvor kjapt hun har tatt ting. Bjørgunn er ingen seniorrådgiver, men hun er fullt ut i stand til å styre systemet og sørge for at Oslofjordklinikken gjør de oppgavene som skal gjøres.

Ved prosjektstart hadde seniorrådgiveren aldri jobbet med helseforetak.

– Det var stort og nytt for meg! Om du skal drive innen helsevesenet, om så bare vaske, er det strenge krav til hva du skal kunne. Det er veldig omfattende, og flere av prosedyrene er veldig detaljerte. Men Oslofjordklinikken har vært utrolig imøtekommende, hjelpsomme og gode å forholde seg til, sier hun.

Foto: Tone Margunn i sirkel.

Med dokumentasjon i ryggraden

Parallelt med sertifiseringen fikk Oslofjordklinikken implementert et digitalt kvalitetssystem.

– Dette med dokumentasjon ligger i ryggmargen på oss fagfolk, men det kan aldri bli bra nok. Kvalitetssystemet er et supplement som optimaliserer jobben vi gjør,  som vi primært bruker til å dokumentere at vi gir pasientene en god behandling, forklarer Ben Heskestad.

Tone Margunn så raskt at ledelsen ved Oslofjordklinikken var opptatt av å drive i henhold til alle kvalitetsmessige krav. Klinikken hadde et eget internkontrollsystem med fysiske dokumenter, som kontrakter, autorisasjoner og rutiner, lagret i store permer.

– Det likte hun ikke, så det måtte vi kvitte oss med, sier daglig leder Venke M. Byberg og ler.

– Overgangen fra analogt til digitalt dokumentsystem har vært veldig grei. Det har blitt mye mer ryddig uten alle permene, og i forbindelse med opplæring har vi redskapet lett tilgjengelig. Vi er heller ikke like utsatt og sårbare ved brann, legger hun til.

Et offentlig kvalitetsstempel

Det er utvilsomt omfattende og ressurskrevende å gjennomføre en ISO-sertifisering – men man legger sjelden ned innsats uten å høste gevinst.

– Det at vi har fått et diplom, som er godkjent av en ekstern aktør, er nok den største gevinsten for vår del.
Man kan være trygg på at man har et bra system, gode prosesser og rutiner – men med ISO 9001 har vi et offentlig kvalitetsstempel som vi kan vise utad.

Sertifiseringen har også fått mer praktiske følger.

– Når man går så grundig og strukturert gjennom egne prosesser, blir man bevisstgjort og minnet på ulike ting. Samtidig er det jo ingen forskjell på kvaliteten før og nå, og det sier seg selv at vi ikke fikk noen aha-opplevelser når det gjelder den faglige biten.

– Fra doktorsiden kan det kanskje oppleves som at man skal finne opp kruttet på nytt, når man skal gjennomgå masse selvfølgeligheter som sitter i ryggmargen, humrer Heskestad.

Foto: ISO-sertifikat hos Oslofjordklinikken.

ME snakkes snart!