Ta smartere valg med en kontraktsgjennomgang

Vi er alle med på dugnaden i disse dager, men la oss ikke være dumdristige. En kontraktsgjennomgang hjelper deg å ta smarte valg i en vanskelig tid.

Når jeg snakker varmt om å gjennomføre formell kontraktsgjennomgang blir jeg ofte møtt med stor motstand. «Hvis vi skal skrive alt, dokumentere alt, får vi ikke produsert noe som helst»

Poenget er at vi ikke skal gjøre dette formelt på hver jobb. Kjente kunder som vi har godt forhold til, som bestiller det samme om og om igjen trenger som regel ikke kontraktsgjennomgang.

Foto av to personer, en av dem tar en tredje person i hånda, som om de har gjennomført en kontraktsgjennomgang.

Får vi forespørsel fra mer perifere kunder, er det ekstra viktig å gjennomføre en formell kontraktsgjennomgang, der de som deltar signerer på at de har sett på alle de kritiske punktene på listen. Da har vi begrenset sannsynligheten for økonomisk tap, og har lagt et godt fundament for at kunden blir fornøyd. Hovedbudskapet mitt er at vi skal ta oss tid til å gjøre dette på de jobbene eller oppdragene der risikoen overstiger akseptabelt nivå.

Hvordan identifiserer vi risikoene?

    1. Statistikk over avvik
    2. Kjennskap til kunden
    3. Erfaring
    4. Endringer i markedet

En kunde jeg kjenner fant ut at de på enkelte jobber nesten alltid tapte penger. Gjennom å analysere tall, data og fakta på de seneste jobbene av denne typen så de at årsaken til tapene var knyttet til ett aspekt ved saken. En av ingeniørene ble kalt inn for å se på forespørselen fra kunden for å si noe om virksomhetens evne til å innfri kravene som ble stilt. Det ble priset inn noe ekstra tid til kvalitetssjekk på akkurat den type bestilling, og leveringspresisjonen økte betraktelig.

En annen jeg kjenner tapte mye penger på at han ikke leste den nye kundens krav nøye nok. Det sto at ingenting skulle betales før alt var levert. Problemet var at kunden skulle levere råvarer til produksjonen, og holdt igjen råvarer til siste del av produksjonen. Konsekvensen var at virksomheten ikke fikk betalt for noen del av det de allerede hadde levert.

Det er lurt å gjennomføre en føre var-vurdering

Noen kriterier det kan være lurt å sjekke for å forsikre deg om din virksomhet kan levere i henhold til kravene, og at kunden kan betale:

1) Leveringsadresse:

  • Hvem betaler frakt?

2) Leveringstid:

  • Har vi mulighet til å levere innen fristen som er satt?

3) Krav til materialer eller tjenesten som virksomheten skal levere:

  • Kan vår leverandør levere på tiden til oss?
  • Har vi kapasitet til å levere denne tjenesten nå?

4) Erfaring dere har med denne kunden:

  • Er det en kjent kunde?
  • Er det en ukjent kunde i et ukjent geografisk område?

5) Har vi oppdaterte materialkostnader?

6) Har vi sammenfallende betalingsbetingelser?

7) Hvem sine generelle betingelser gjelder?

8) Kundens økonomiske situasjon – når det kreves:

  • Skal vi gjennomføre kredittsjekk?
  • Skal vi kreve for bankgaranti?
  • Bør vi kreve forhåndsbetaling?

De 8 punktene over kan spare deg og virksomheten din for tap, og bidra til å øke kundens tilfredshet med din virksomhet som leverandør.

Tone Margunn Bue

Tone Margunn Bue er en erfaren rådgiver som gjennom mange år har hatt prosjekter i ulike bransjer. Hun jobber direkte med kundens ledergrupper i prosjekter for å etablere styringssystemer for kvalitet og HMS.