Aktivitetsplikt ved varsling – hva betyr det i praksis?

Innholdet i arbeidsgivers aktivitetsplikt ved varsling følger nå direkte av loven. Formålet med lovendringen som trådte i kraft 1. januar 2020 er å sikre at sakene håndteres på en rask og hensiktsmessig måte, og å redusere risikoen for at den som varsler blir møtt med negative sanksjoner.
Undersøkelser viser at varslingsmottakers behandling av varselet og den som varsler, er avgjørende for om det skjer gjengjeldelse eller oppstår konflikt som følge av varselet. Det stilles derfor krav både til håndteringen av selve varselet, og til at arbeidsgiver ivaretar sin omsorgsplikt overfor varsler.

Håndtering av varselet

Når arbeidsgiver mottar et varsel, vil en god start være å gi varsler en skriftlig bekreftelse på at varselet er mottatt. Den som varsler bør samtidig informeres om hva som vil skje videre, når det vil skje og hvem som følger opp.

Arbeidsgiver må deretter undersøke varselet. Det følger direkte av ordlyden i ny § 2 A-3 i arbeidsmiljøloven om arbeidsgivers aktivitetsplikt ved varsling, at arbeidsgiver skal sørge for at varselet blir «tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid». Arbeidsgiver kan altså ikke forholde seg passiv til et varsel, og undersøkelser må gjøres relativt raskt. Hvor raskt undersøkelsene skal starte vil variere fra sak til sak, men ifølge lovforarbeidene bør det opereres med korte frister. Behandles varselet raskt har man mulighet til å rydde opp i et kritikkverdig forhold så tidlig som mulig, eller å få avkreftet forholdet. Belastningen for varsler vil også bli redusert.
Hva som er «tilstrekkelig undersøkelse» vil variere med type sak, og hvor alvorlig eller kompleks saken er. Målet er uansett at arbeidsgiver gjør de undersøkelsene som er nødvendige for å avklare om man står overfor et kritikkverdig forhold eller ikke. Undersøkelser kan for eksempel være å innhente informasjon fra andre som kan ha kjennskap til forholdene det varsles om. Er varselet rettet mot en kollega, må vedkommende gis anledning til å komme med sin versjon av saken. Spørsmål om habilitet må også være avklart i forbindelse med slike undersøkelser.

Avdekker undersøkelsene at det foreligger et kritikkverdig forhold, skal varselet håndteres i tråd med varslingsreglene. Gjelder det et avvik eller en personalsak, må arbeidsgiver sørge for oppfølging i tråd med prosedyrer og regler for denne type saker.

«Arbeidsgiver har en generell omsorgsplikt overfor alle arbeidstakere og speseilt omsorgsplikten i varslingssaker blir nå presisert i varslingsreglene. «

Omsorgsplikt

Arbeidsgiver har en generell omsorgsplikt overfor alle arbeidstakere.

Arbeidsgivers omsorgsplikt i varslingssaker spesielt blir nå presisert i varslingsreglene. Ifølge ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven § 2 A-3 har arbeidsgiver en særlig plikt til å påse at den som varsler har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Finner arbeidsgiver det nødvendig, skal det iverksettes tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Arbeidsgiver må derfor ha et ekstra fokus på de arbeidsmiljøfaktorene som kan ha en negativ innvirkning på varsleren. Blir for eksempel varsler stengt ute fra arbeidsfellesskapet eller fra sosiale arrangement? Blir varsler utsatt for andre negative reaksjoner? Her må arbeidsgiver være på vakt.

Er det en risiko for at varslere kan bli utsatt for gjengjeldelse, plikter arbeidsgiver å iverksette tiltak for å begrense og forebygge gjengjeldelse. Arbeidsgiver skal først og fremst vurdere risiko for gjengjeldelse, og hvis risikoforholdene tilsier det skal det iverksettes tiltak. Ett tiltak kan være å gjennomføre oppfølgingssamtaler med varsleren. Et annet tiltak kan være å sørge for at identiteten til varsler beskyttes. Å anerkjenne et varsel, i ord og handling, vil også bidra til å lette en eventuell byrde for varsler.
Er varselet rettet mot en medarbeider, må arbeidsgiver også sørge for at omsorgsplikten som følger av de alminnelige reglene i arbeidsmiljøloven ivaretas overfor den det varsles om.

Varslingsrutiner

Virksomheter som jevnlig sysselsetter flere enn 5 personer plikter å utarbeide rutiner for intern varsling. Rutinene skal blant annet si noe om fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging ved varsling internt, ifølge ny § 2 A-6, 5. ledd.

Arbeidsgivers aktivitetsplikt vil i stor grad gjenspeiles i de interne varslingsrutinene, gjennom fastsatte frister for oppfølging, hvem som skal foreta undersøkelser og når, bestemmelser om habilitet, hvem som skal informeres og involveres osv.

Men det er verdt å merke seg at arbeidsgivers aktivitetsplikt vil gjelde uansett framgangsmåte ved varsling. Aktivitetsplikten utløses dermed av at det faktisk foreligger et varsel, og ikke av hvilken fremgangsmåte varsler velger.

Brudd på aktivitetsplikten

Arbeidstaker som har blitt utsatt for gjengjeldelse etter varsling, for eksempel usaklig forskjellsbehandling, degradering eller trakassering, kan kreve erstatning og oppreisning. Erstatningen skal dekke et eventuelt økonomisk tap arbeidstaker har hatt som følge av gjengjeldelsen. Oppreisningen er erstatning for et ikke-økonomisk tap og fastsettes skjønnsmessig etter en rimelighetsvurdering. Har arbeidsgiver forsømt sin aktivitetsplikt, kan det få betydning når oppreisningserstatningen skal utmåles.

 

Anne Toril Johnsgaard

Anne Toril Johnsgaard

Anne Toril er jurist og har mer enn 20 års erfaring innen arbeidsrett og HR-faget.

Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.

Anne Toril Johnsgaard

Anne Toril Johnsgaard

Anne Toril er jurist og har mer enn 20 års erfaring innen arbeidsrett og HR-faget.

Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia

Ute etter faglig påfyll?

Få beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.

Meld deg på det du er interessert i.

NYHETSBREV

Beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.
Meld deg på det du er interessert i.

ME snakkes snart!