De har etter hvert blitt erfarne brukere av chatbot i HR-avdelingen og deler sine erfaringer her.
Høgskulen på Vestlandet har godt over 1800 årsverk fordelt på 5 campus rundt om på Vestlandet. Det betyr naturligvis at HR-avdelingen deres har en krevende jobb med å gi lik og god informasjon til alle som jobber der. Derfor ble de nysgjerrige da de fant ut at det finnes en HR-chatbot som kan overta noen av de enkleste informasjonsoppgavene deres.
Vi har tatt en prat med HR-rådgiver Siren Erichsen, en av de ansvarlige for chatbotten hos HVL, for å høre hvordan det har gått så langt.
Vi kunne gå fra rutineoppgaver, som å svare på repeterende standardspørsmål, til å bruke mer tid på mer komplekse oppgaver. Noe av denne tiden kan vi for eksempel bruke på utviklingsarbeid i håndbøkene. Det arbeidet gagner også HR-Henry, siden han og håndbøkene er tett knyttet sammen.
Det tredje aspektet var timingen. Tiden da det var vanlig å gå inn på kontoret til HR-medarbeideren og spørre om hjelp er stort sett over, også før korona kom og pandemien forsterket dette ytterligere. HR-Henry gjør det enklere for folk å finne informasjon der de er, når de trenger det, utdyper Siren.
Vi kunne gå fra rutineoppgaver, som å svare på repeterende standardspørsmål, til å bruke mer tid på mer komplekse oppgaver. Noe av denne tiden kan vi for eksempel bruke på utviklingsarbeid i håndbøkene. Det arbeidet gagner også HR-Henry, siden han og håndbøkene er tett knyttet sammen.
Det tredje aspektet var timingen. Tiden da det var vanlig å gå inn på kontoret til HR-medarbeideren og spørre om hjelp er stort sett over, også før korona kom og pandemien forsterket dette ytterligere. HR-Henry gjør det enklere for folk å finne informasjon der de er, når de trenger det, utdyper Siren.
Ikke tenk at chatbot er for de unge – det er for alle aldre! Det er enkelt å bruke chatbot, og våre ofte godt voksne ansatte er skikkelig dyktige folk, som er vant til å tilegne seg ny informasjon og teknologi. Slik er det gjerne for mange i vår sektor.
Siren Erichsen
HR-rådgiver, Høgskulen på Vestlandet
Selv om de som jobber direkte med oppgavene ser at det finnes gode grunner til å ansette en chatbot, er det ikke dermed sagt at det er enkelt å få gjennomslag for en slik idé. Men nettopp dette med at HR-Henry forsterker den digitale tilgjengeligheten og samspillet i organisasjonen, er en grunn det kan være lurt å trekke fram.
Siren forklarer at dette var ett av punktene de brukte for å få gjennomslag for å investere i HR-Henry: – Vi trakk selvfølgelig fram de positive sidene som påvirket arbeidsdagen vår direkte, som effektivisering og forbedring av opplevelsen for de ansatte og lederne. I tillegg har vi en digitaliseringsstrategi og sterkt fokus på digitalisering i mange deler av organisasjonen. En chatbot var en flott måte for HR å ta en aktiv rolle i digitaliseringsprosessen på. Det var ikke hovedfokuset vårt, men en god måte å underbygge chatbot-prosessen på.
Det er tydelig at HVL har tatt godt imot HR-Henry som sin nye kollega, men har alle vært like positive? – Det er jo slik at ikke alle er kjempeglade i chatbot. Noen foretrekker fortsatt å snakke med et menneske. Nå får vi mer tid til dem. Det er kanskje snakk om personer som har mer komplekse spørsmål eller utfordringer, og da er det veldig positivt for oss å kunne bruke ressursene på dem, forklarer Siren.
Det er disse problemstillingene og andre mer komplekse oppgaver, som utviklingsarbeid, de fleste HR-avdelinger nok egentlig ønsker å bruke mer av tiden sin på. Slike arbeidsoppgaver er det alltid nok av. Derfor er heller ikke HR-rådgiverne hos HVL redde for at HR-Henry skal ta over jobbene deres. – Nei, HR-Henry er en flott kollega, men han har sine klare begrensninger og er bare et supplement. Totalt sett vil jeg faktisk si at vi har minst like mye å gjøre nå, som før vi ansatte HR-Henry.
Den virkelig store forskjellen er nok hva vi bruker tiden vår på, og ikke minst brukeropplevelsen for de ansatte. Innholdet vi gir til de ansatte er fortsatt det samme, men de som har enkle rutinespørsmål får det svaret med en gang. Slik sett leverer HR rett og slett en bedre serviceopplevelse for medarbeiderne i HVL nå, enn hva vi gjorde tidligere, avslutter Siren.
Få beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.