HMS på «korona-hjemmekontoret»

Svært mange arbeidstakere har plutselig fått 100 prosent hjemmekontor. Ifølge arbeidsmiljøloven har arbeidsgiver fortsatt ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig.

Før var hjemmekontor ofte et tiltak for å jobbe mer fleksibelt og uforstyrret. Nå er det for mange et tiltak for å hindre smitte. Endrer det arbeidsgivers ansvar?

Hovedregelen i arbeidsmiljøloven sier at arbeidsgiver har ansvar for at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Men situasjonen vi står overfor nå er helt ekstraordinær og ble neppe tatt i betraktning da forskriftene ble laget.

Foto av mann som står og jobber på hjemmekontor

«Korona-hjemmekontor» eller fast hjemmekontor

Det er viktig å skille mellom de tilfellene der hjemmekontor er en fast ordning, og de tilfellene hjemmekontor anses som en del av den fleksible arbeidstidsordningen. For hjemmekontor som fast ordning gjelder egne regler, blant annet at arbeidstaker har ansvar for å se til at arbeidsplassen fyller visse krav.

Hjemmekontor på grunn av korona-situasjonen kan komme til å vare en stund, men er tenkt å være en midlertidig løsning på grunn av en akutt situasjon. Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem § 1 andre ledd sier at forskriften ikke gjelder for hjemmearbeid som er kortvarig eller tilfeldig. Derfor gjelder altså ikke denne forskriften for de aller fleste hjemmekontor som skyldes koronasituasjonen.

Start med risikovurderingen

For å oppfylle kravene loven stiller til arbeidsgiver kan det være lurt å hente fram den eksisterende risikovurderingen. Se om allerede kartlagte farer stemmer overens med dagens kontekst – hele arbeidsstokken på hjemmekontor.

Risikoen begrenser seg ikke bare til de fysiske farene som fall, tunge løft osv. Den skal også ivareta organisatoriske, ergonomiske og psykososiale forhold. Ved en slik gjennomgang vil en nok se at farene mest sannsynlig er de samme. Samtidig kan årsakene være nye og sannsynligheten for at det skjer er større. Ut fra dette blir risikoen høyere enn før.

Det er altså mye ledere kan gjøre for å oppfylle kravene til HMS, også på «korona-hjemmekontor». Det viktigste er at vi finner løsninger som på en forsvarlig måte gjør de ansatte i stand til å gjøre oppgavene sine så godt det lar seg gjøre. For de fleste er det ikke gjennomførbart at leder fysisk undersøker hvordan hver enkelt ansatt har satt opp hjemmekontoret sitt. Men det alle kan jobbe mot er å ha god dialog og vise fleksibilitet – både hos leder og de ansatte.

Forventningsavklaring

For å sikre en god dialog bør leder ta initiativ til tett og regelmessig kontakt. Det kan være ved å ta en telefon eller ha møter på Teams. Det kan også være lurt å avklare noen konkrete forventninger tidlig:

  • Arbeidsmengde: Hvor mye er praktisk mulig å få gjort? Gjelder spesielt de med barn hjemme, men kan gjelde flere. De uten små barn kan også av ulike årsaker ha problemer med å være like produktive på hjemmekontor.
  • Arbeidstid: Hva fungerer best for arbeidstaker? Vanlig arbeidstid? Kanskje er det bedre å dele dagene opp og jobbe til andre tider enn vanlig? Innenfor arbeidsmiljølovens rammer er det mulig å finne gode løsninger.
  • Tilgjengelighet: Hvilke forventninger har leder og kollegaer til tilgjengelighet? Holder det om kalenderen er oppdatert og man innimellom kun er tilgjengelig på SMS ved behov?

Organisering av arbeidshverdagen

De ansatte kan ha vidt forskjellige utfordringer, og hver enkelt håndterer disse ulikt. Noen kan oppleve det som helt umulig å jobbe samtidig med at barna er hjemme, mens andre syns det er nesten flaut at de ikke har en skikkelig arbeidsstasjon hjemme fra før. Ved å spørre og være oppriktig interessert i hvordan den ansatte har det, kan leder avdekke hvor skoen trykker, og dermed kanskje hjelpe til med tiltak. Noen praktiske tiltak som kan være verdt å nevne er:

  • Avklar om det er noe utstyr som mangler på hjemmekontoret, og om det i så fall er noe som kan skaffes.
  • Oppfordre de ansatte til å ta gode pauser, og gjerne ute i frisk luft. Kanskje er det riktig å ta en time eller to pause midt på dagen og heller jobbe litt lenger utover ettermiddagen? Det er også viktig å minne om at vi trenger å logge av og ha helt fri. Det kan nemlig være en fare ved hjemmekontor for mange.
  • Spør om den ansatte har nære relasjoner i risikogrupper eller andre grunner til å bli ekstra påvirket av det som skjer? Trenger de noe ekstra oppfølging eller tilrettelegging på grunn av det?
  • Oppretthold kontakten mellom kollegaer. Hva med å sette opp faste møter med kollegaer for å diskutere oppgaver, eller bare ta en fot i bakken om hva folk driver med?

Lindis Folkvord

Lindis Folkvord er EOQ sertifisert kvalitetsleder og EOQ sertifisert kvalitetsrevisor.
Hun har god kjennskap til ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001, Lean og TPM

Lindis har lang erfaring med kvalitet- og HMS-relaterte oppgaver innenfor bransjer som olje/gass, prosess og næringsmiddelindustri.

Mette K. Reiten

Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.