Slik gjennomfører du vernerunden

Du vet kanskje at dere bør gjennomføre vernerunde, men hvorfor er det lurt og hvordan kan det gjøres på best mulig måte? 

Arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften krever at man har rutiner for å avdekke feil og mangler, rette dem, forebygge overtredelser av lovpålagte krav, og ha en systematisk overvåking og gjennomgang av HMS-arbeidet. Kravene kan dere møte på ulike måter, men vernerunde er den vanligste.

Mann jobber med verktøy, Mac og papirer, som ved en vernerunde

Hvorfor har vi vernerunder?

Grunnen til at vi gjennomfører vernerunder er for å kartlegge og forebygge uhell og farer på arbeidsplassen.
For mange, spesielt de som jobber på kontor, kan det virke unødvendig. Hva er det verste som kan skje? Det aller verste er at en ansatt kanskje ikke kommer hjem fra jobb. Men faktisk kan en ørliten detalj utløse en alvorlig hendelse. For eksempel:

  • Et deksel som mangler på det elektriske systemet i en heve-/senkepult kan føre til at en ansatt får strømgjennomgang ved berøring.
  • Det verste som kan skje kan også være at virksomhetens lokaler brenner ned på grunn av kortslutning i skjøteledninger som er utgått på dato.
  • Nødutganger kan være blokkert av gjenstander som ikke skal være der.

Vernerunder reduserer ikke bare risikoene for skader på folk og eiendeler. Vernerunder kan også avdekke forhold som med enkle tiltak kan redusere sannsynligheten for sykemeldinger og oppsigelser, og kan øke trivselen hos de ansatte. Alt dette kan bidra til å redusere kostnader og øke inntjeningen. Derfor trenger ikke vernerunden å være noe dere bare «må gjøre», men noe som skaper merverdi.

Hvordan gjør vi det?

Vernerunder er en kartlegging av arbeidsmiljøet. For mange betyr det de fysiske arbeidsforholdene på jobben, men det er også lurt å vurdere psykososiale og organisatoriske forhold underveis. Vernerunder er også en fin måte å involvere ansatte i HMS-arbeidet. De har best oversikt over hva som skjer på arbeidsplassen sin og hva som finnes av utstyr. Ansatte har dermed mulighet til å komme med innspill til forbedringsarbeid. Dette vil styrke deres forståelse for HMS-arbeid og skape gode vaner som styrker forholdet mellom ansatte og ledelse.

Her får du 9 trinn til en god vernerunde:

1. Ta med de rette personene

Ikke ta med for mange på vernerunden. 2-4 personer er et godt tips. Det kan være daglig leder og verneombudet, i tillegg til eventuelle personer fra bedriftshelsetjenesten og hovedverneombudet. Husk å tildele oppgaver før dere starter. For eksempel kan én notere alle innspill og tiltak og huke av på sjekklisten, mens den andre registrerer aktuelle avvik/forbedringer rett inn i avvikssystemet.

2. Velg riktig tidspunkt

Mange syns det er greit å ha vernerunde to ganger i året – en på våren og en på høsten. Én gang i året kan være nok for andre, mens noen har hvert kvartal. Det må tilpasses hver enkelt bedrift. Ellers kan det være lurt å ha en vernerunde hvis det har skjedd noe spesielt, som en ulykke, omorganisering, eller at sykefraværet har vært høyt i en periode. For at vernerunden skal være nyttig bør du legge den til en arbeidsdag da de fleste ansatte er på plass og jobber som normalt.

3. Hva har hendt siden sist?

Som en del av forberedelsene bør du gå igjennom hva som har skjedd siden sist:

  • Har det oppstått skader eller ulykker?
  • Hvilke forebyggende tiltak kan det være behov for?
  • Har avvik blitt utbedret?
  • Har punkter fra forrige vernerunde blitt fulgt opp?

4. Bruk gode hjelpemidler/oppdaterte sjekklister

Ei sjekkliste gir deg støtte når vernerunden skal oppsummeres og følges opp senere. Da unngår dere at viktige punkter blir utelatt. Her er et eksempel på ei slik sjekkliste. Har dere et avvikssystem er det en god idé å registrere rett inn i dette. Avvikssystemet fra Compendia er tilgjengelig på alle flater, også mobil, så du kan ha det med deg i lommen.

5. Dokumenter alt

Noter dato for vernerunden, hvem som deltar, hvor dere har gått og hva som ble oppdaget. Det kan være feil, mangler, innspill, viktig informasjon og andre ting som kommer opp. Oppdager dere noes om ikke kan utbedres med en gang, må det tas videre etter vernerunden. Husk å synliggjøre dette for de ansatte slik at de ser at noe blir gjort.

6. Spør hvordan de ansatte har det

Underveis er det viktig å snakke med de ansatte om hvordan de har det. Hva kjenner de på i hverdagen? Bestem dere på forhånd for noen spørsmål dere vil prioritere, slik at runden ikke blir for langvarig.

7. Gå gjennom det fysiske miljøet

Forbered dere ved å tenk igjennom hva som er relevant å sjekke hos dere. For eksempel:

  • Fysisk tungt eller ensidig arbeid?
  • Temperatur
  • Støy
  • Lysnivå
  • Arbeidsverktøy
  • Har de ansatte god nok plass?
  • Renhold
  • Rømningsplaner og -veier
  • Førstehjelpsutsty

Trenger dere spesialverktøy (medisinske eller tekniske) for å måle noe av dette?

8. Utvid perspektivet

Hvordan påvirker vi verden rundt oss? Her kan dere for eksempel ta en vurdering av avfallshåndtering, transport og leveranser eller andre områder som er relevante for dere.

9. Se fremover

Lag en oppsummering av alle funn, og eventuelle tiltak som allerede er utført. Lag en tiltaksliste for det som skal gjøres framover. Publiser tiltakslisten et sted hvor de ansatte ser den, og involver ansatte i å gjennomføre tiltakene så de får mer eierskap til HMS-arbeidet. Husk også å bestemme tid for neste vernerunde.

Trenger du hjelp?

Våre rådgivere kan hjelpe dere med å gjennomføre vernerunder og risikokartlegginger. Compendia har også systemer for både risiko og avvik/forbedringer, som gir dere et mer helhetlig HMS-system. Alle verktøyene våre er webbaserte, og tilgjengelige på alle plattformer. Du kan ta dem med deg i lommen om du vil.

Sonja Marie Skår

Sonja er rådgiver med kompetanse innen både kvalitet, HMS og HR, og har vært rådgiver i Compendia siden 2008. Basert på lang og bred erfaring, og god kompetanse, har Sonja en helhetlig og praktisk tilnærming i oppbygning av styringssystemer, personal- og HMS-håndbøker.