10 enkle steg til å komme i gang med forbedringsarbeid

De fleste har nok tenkt at de bør drive med forbedringsarbeid. Problemet er å komme i gang. Her får dere noen kjappe tips til hvor dere kan starte og noen verktøy dere kan teste ut.

Forbedringsarbeid kan handle om å finne mulige forbedringsområder, teste ut tiltak og vurdere tiltakene for å se om man har blitt bedre eller bør gjøre noe mer.

Grunnen til at vi bør drive med forbedringsarbeid er at alle bedrifter er avhengige av det for å overleve på sikt. Et populært bilde på dette er kalkunen. Kalkunen har det godt, trives og vokser. Men plutselig en dag kommer Thanksgiving. Det hadde den ikke tenkt på. Store overraskelser kan ramme de beste av oss, og derfor bør vi ha søkelys på endring, tilpasning og forbedring.

Her har vi samlet noen tips til hvordan dere kan unngå å ende opp som kalkunen.

Menn som jobber med forbedringsarbeid rundt ei tavle. Foto.

1. Ikke vent

Det finnes alltid en unnskyldning. Mange sier at de ikke har tid, eller at de venter på at noen andre skal dra det i gang. Det funker ikke. Sett av tid til å jobbe med forbedringsarbeid nå. Du har kanskje allerede gjort det hvis du leser denne artikkelen. Bra start!

Enkelte tenker at man må vente til den øverste ledelsen får i gang et forbedringsprosjekt. Slik er det ikke. Vår erfaring er at det kan fungere veldig bra å drive med forbedringsarbeid på én avdeling, selv om ikke resten av organisasjonen gjør det.

2. Skaff dere et prosesskart

Skal det være mulig å forbedre prosessene, må dere ha oversikt over hvordan det er i dag. Derfor trenger dere et prosesskart. Tegn opp prosessene selv eller bruk et prosessverktøy. Fordelen med å bruke et prosessverktøy er at dere etterpå kan jobbe med forbedringstiltakene direkte inne i verktøyet.

Skjermbilde av eksempel på et prosesskart

3. Vurder om prosessene kan forenkles

Nå som dere har et prosesskart, kan dere vurdere om det er noen deler av prosessene som ikke er nødvendige, eller som kan gjøres på en annen måte. For eksempel:

Skjermbilde av prosesskart hvor det er gjort endringer i prosessen

Her er prosessen forbedret og forenklet ved at et steg har blitt flyttet. Den delen av prosessen gjøres nå parallelt, for å spare tid.

 

4. Vurder risikoene

Å sette opp en fullstendig risikovurdering er omfattende, men det er svært nyttig for å vurdere hvor det er best å starte forbedringsarbeidet. Når risikovurderingen er gjennomført peker det seg kanskje tydelig ut noen områder med store muligheter for forbedringer. Men husk at det ofte er mulig å gjøre små forbedringer samtidig som man jobber med de større. Dette er ikke enten – eller.

 

5. Lær av andre

Er det bedrifter i lokalmiljøet som jobber bra med forbedringsarbeid? Spør om dere kan få komme inn og se hva de gjør. Bli inspirert! Det kan også være lurt å leie inn ekstern hjelp til å vurdere prosessene dere har i dag. Noen utenfra kan se helt andre ting enn dere selv oppdager. En internrevisjon med ekstern hjelp kan gi dere slik nyttig innsikt.

 

6. Involver og engasjer

Forbedringsarbeid er ikke noe som foregår i ledelsen, det er en kultur som bør bo i alle de ansatte. Jobb for å skape engasjement og entusiasme. Det gjør man ved å la de ansatte drive fram forbedringene. Det er de som kjenner prosessene best, og de sitter mest sannsynlig på mye gull. Ta vare på det.
Husk også at de fleste av oss vokser hvis vi får ansvar og tillit. La de ansatte stå som ansvarlige på de ulike forbedringsforslagene, og gi dem avsatt tid i hverdagen til å jobbe med dem.

 

7. Skap arenaer og rom for forbedring

Om dere har faste ukentlige møter, månedsmøter eller kanskje til og med daglig stand-up. Sett av noen minutter til å snakke om forbedring. Hvis dere har et forbedringssystem på intranett, kan dere for eksempel bruke fem minutter på å gå igjennom status på de høyest prioriterte sakene.

 

8. Ta godt vare på alle feil

Hvis dere klarer å skape en forbedringskultur kommer dere til å tenke at feil ikke bare er negativt. Feil er muligheter til å lære, og alle må vite at det er helt greit å gjøre feil. På den måten kan vi gjøre ting bedre neste gang. Med et brukervennlig avvikssystem kan alle registrere feil eller avvik, og følge med på hvordan de blir fulgt opp.

 

9. Feire!

Har dere gjennomført forbedringer og ser resultater? Husk å feire det. Om det er snakk om en ekstra kaffepause eller boller til alle etter lunsj, så det er viktig å sette pris på det forbedringsarbeidet som er gjort og synliggjøre at det funker.

 

10. Vis hvordan det gjøres

Vær et godt eksempel. Vis engasjement og sett av tid til forbedringsarbeid i din egen hverdag også. Det er du, som prosesseier, som må gå foran.

 

Forslag til verktøy:

Det er utallige verktøy dere kan bruke for å jobbe med forbedringsarbeid. Her er noen av våre favoritter, både for å komme kjapt i gang og for å jobbe mer strukturert over tid.

Forslagskassen

Kjapt og enkelt å henge opp, og lavterskel å bruke. Det viktige med forslagskassen er at det må synliggjøres at det som blir foreslått faktisk blir fulgt opp. Da kommer vi tilbake til møtearenaen, hvor dere bør ta opp registrerte saker og informere om hva som gjøres med dem.

Tavle

Ei tavle på hver enkelt avdeling kan vise hvilke forslag som er kommet opp, hva som gjøres med dem, og hva som allerede er gjennomført. Det trenger ikke være avansert. Vi anbefaler likevel at noen har ansvar for å føre forbedringstiltakene inn i et IT-system i tillegg så dere kan hente ut statistikk og ha historikken lagret.

Avvikssystem – eller forbedringssystem om du vil

Enkel registrering og oversiktlig oppfølging er viktig. Et brukervennlig avvikssystem kan være nøkkelen til å få alle med på forbedringsarbeid. Under ser du registreringsbildet i avvikssystemet vårt – dette kan alle bruke!

Skjermbilde av registreringssiden i Compendias avvikssystem

Har dere både forslagskasse og avvikssystem, kan dere godt registrere innkomne forslag i systemet for å sikre videre behandling og tilbakemelding.

 

Enklere og bedre

Kom i gang med forbedringsarbeid nå, og se effektene det kan gi. Enklere og bedre hverdag for dere og bedre kvalitet til kundene. Det finnes vel ingen god grunn til å vente lenger?

Trenger dere litt mer informasjon, kanskje en kick-off eller et kurs i de grunnleggende metodene? Rådgiverne våre hjelper dere gjerne. Eller ønsker dere et brukervennlig system som kan hjelpe dere å registrere, behandle, gjennomføre og vurdere tiltakene? Ta kontakt så viser vi dere hvor enkelt det er å jobbe med forbedringer hvis dere har Compendias kvalitetssystem. For sammen forbedrer vi din virksomhet – alltid.

Sigve Klakegg

Sigve har variert erfaring fra næringslivet i Rogaland, mest fra industrivirksomheter, men også omfattende erfaring fra handels- og logistikkselskaper. En god del av denne erfaringen kommer fra rådgivingsvirksomhet for ulike kunder gjennom mange år.

Han stiller ofte spørsmål ved det som andre tar for gitt og han er kreativ.