Smart å tenke seg om før ferie blir overført

Mette K. Reiten,  juridisk rådgiver i Compendia

Vi hører stadig arbeidstakere fortelle at overføring av to uker ferie er vanlig praksis. En avtale om overføring av ferie blir da gjerne en ren formalitet. Hvor smart er det egentlig?

Arbeidstakere skal sikres at de hvert år får feriefritid i henhold til ferieloven, det vil si 25 virkedager ferie hvert kalenderår. Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret har en uke ekstra ferie.

Hovedregelen er med andre ord at all ferie skal avvikles i riktig ferieår, og det er arbeidsgivers ansvar å sørge for at det skjer. Arbeidstaker har på sin side plikt til å avvikle ferien.
I virksomheter hvor man har avtale om en ekstra ferieuke, legges ofte de samme prinsippene til grunn.

Alle har behov for avkobling, og det er derfor viktig å planlegge regelmessig uttak av ferie. Det er også i samsvar med ferielovens formål, nemlig å ivareta hensynet til arbeidstakeres behov for restitusjon og hvile.
Loven setter tydelige rammer for planlegging av ferie, og legger opp til at det er arbeidsgiver som til syvende og sist har styringsretten hvis det ikke oppnås enighet med arbeidstaker om tidspunktet.

Fleksibilitet og avtalefrihet
Selv om ferielovens hovedregel er ferieavvikling i rett ferieår har loven i § 7 (3) en bestemmelse om forskuddsferie og overføring av feriedager. Loven åpner for å inngå skriftlig avtale om både overføring av ferie og avvikling av forskuddsferie.

«Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager og overføring av inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtales.»

Loven gir altså mulighet for å planlegge mindre ferie et år mot mer ferie et annet. Når loven sier at «det kan inngås skriftlig avtale», så forutsettes det at begge parter ønsker en slik løsning. Overføring av ferie er med andre ord ikke noe arbeidstaker kan kreve, og heller ikke noe arbeidsgiver kan pålegge.
Merk at det gjelder særlige regler for overføring av ferie når det er sykdom eller permisjon som er årsaken til manglende ferieavvikling. Jeg går ikke nærmere inn på disse reglene i denne artikkelen.

Ferie som overføres er en utestående gjeldspost for arbeidsgiver
Mange arbeidsgivere tenker nok ikke over at ferie som ikke avvikles i ferieåret er en utestående gjeldspost.  Som regel utbetales alle feriepengene i mai eller juni, samtidig som det gjøres et samlet lønnstrekk for alle feriedagene. Vanlig lønn utbetales når feriedagene tas ut. Dette regnskapet går opp når ferien tas ut i samme år som lønnstrekket gjøres. Det blir imidlertid skjevhet i regnskapet når det er foretatt lønnstrekk for feriedager som senere blir overført.

Når den overførte ferien tas ut betales lønn som vanlig, men arbeidstakeren leverer ikke sin arbeidskraft. Hvis mange får overført ferie vil det utgjøre en betydelig mengde dagsverk som en gjerne ikke har planlagt med i budsjettsammenheng. Det kan slå uheldig ut på virksomhetens årsresultat.
Arbeidsgiver må også ta høyde for overførte feriedager i et eventuelt sluttoppgjør.

Styringsrett og gode rutiner
Når det blir oktober og november uten at ferien er planlagt kan det være en enkel løsning å avtale overføring. Over tid kan det føre til at de ansatte ser på ferieoverføring som en etablert praksis eller en rettighet.
En viktig del av arbeidsgivers ansvar og styringsrett er å planlegge arbeidet og sørge for forsvarlig drift. Gode rutiner for ferieplanlegging og ferieavvikling bidrar til ryddighet og forutsigbarhet for begge parter.
En rutine som legger opp til at ferie ikke skal overføres vil, over tid, bli førende for hvordan man innretter seg både på leder- og medarbeidersiden.
Tydelige rutiner innebærer imidlertid ikke at en skal være firkanta. Selvsagt skal muligheten for å avtale overføring av ferie brukes i de tilfellene hvor det er riktig, og da etter en konkret vurdering i den enkelte sak. Igjen handler dette om planlegging.

Konkret plan
En arbeidstaker som ønsker å overføre ferie til neste år bør ha en god grunn. Spørsmål leder bør stille seg er blant annet hva som er grunnen til at ferie ønskes overført og hvor fleksibel det er rimelig at arbeidsgiver er. Passer dette for arbeidsgiver?
Avtales overføring av ferie, vil det være smart å samtidig fastsette konkrete tidspunkt for når den overførte ferien skal avvikles. Uten en slik plan risikerer en fort at den overførte ferien bare ligger på toppen av feriesaldoen for neste år. Det typiske er da at ferien ikke blir avviklet i løpet av det neste året heller.
Det er viktig at arbeidsgivere tar styringen på ferieplanleggingen. Både tydelighet og fleksibilitet er viktige hensyn, men sørg for å ha gode rutiner og en konkret plan.