5 tips – slik får du en personalhåndbok som brukes

Har jeg rett på fri med lønn for å følge barna første skoledag? Hvor mange feriedager har jeg rett på?

Vet medarbeiderne hva som gjelder på arbeidsplassen? Finner de svar på det de lurer på eller er informasjonen spredt i flere systemer og mangler kvalitetssikring?

Spørsmålene er mange og en personalhåndbok skal på en enkel måte gi medarbeiderne svar på spørsmål rundt de rettigheter og plikter de har arbeidsplassen. Samtidig skal personalhåndboken lette arbeidet for nærmeste leder og de ansatte i HR-avdelingen.

Personalhåndboken skal være med på å sikre en god personalpolitikk. Den skal bidra til å sikre at medarbeiderne blir behandlet likt. Arbeidsrett kan være vanskelig. Med en god personalhåndbok blir det litt enklere, både for arbeidstaker og arbeidsgiver. Men det stiller krav til personalhåndboken. Resultatet blir at både medarbeidere og HR-avdelingen sparer tid.

 

1  –  Ha fokus på den ansatte

Personalhåndbokens lesere er de ansatte. Sørg derfor for at tekstene er tilpasset målgruppen, er lettfattelige og unngå faglige HR-begrep. Kompliserte rutiner og retningslinjer forenkles ved bruk av prosesskart eller flytdiagram. Fokus må være på oppgavene brukerne har. De ansatte er ofte utålmodige og ønsker å finne svar fortest mulig.

 

2  –  Hold personalhåndboken oppdatert

Både arbeidsgiver og arbeidstaker må kunne stole på at innholdet er oppdatert til enhver tid.

En god leverandør av digitale personalhåndbøker vil sørge for at den lever i takt med lovendringer. Samtidig vil en slik løsning sørge for at du får ferdige kvalitetssikrede tekster som enkelt kan tilpasses din virksomhet. Personalhåndboken må sørge for at all informasjon er samlet på ett sted. Du sparer tid og du slipper å tenke på om innholdet er korrekt i forhold til lovverket.

 

3  –  Undervurder ikke søkefunksjonen

Takket være Google og Facebook så forventes det gode, relevante treff nesten umiddelbart. Det er viktigere for den ansatte å kunne søke på sin problemstilling enn å navigere i en rigid meny. Derfor må søkefunksjonen gi gode treff i personalhåndboken og den må lære av brukeratferden. Når innholdet skrives må man derfor ha fokus på søkeord. Identifiser søkeord og bygg innhold som gir svar.

 

4  –  Sikre enkel tilgang for alle ansatte

Når personalhåndboken er lett tilgjengelig og søkbar får ansatte raskt svar på hvilke rettigheter og plikter de har som arbeidstakere. Personalhåndboken skal derfor være integrert i virksomhetens intranett.  Den ansatte skal slippe å forholde seg til flere søkefelt. Ett søk bør gi treff på alle interne sider. Sørg i tillegg for en løsning hvor brukeren slipper å oppgi passord.

 

En god løsning for å lette tilgangen til personalhåndboken vil være å etablere en chatbot som svarer på HR-spørsmål i meldingstjenester. En slik chatbot kan gjøres tilgjengelig på intranettet, Messenger eller Skype.

 

I virksomheter hvor mange av de ansatte jobber ute eller er på reise, kan personalhåndboken være tilgjengelig via en App og på den måten sikre at alle ansatte har tilgang til samme informasjon.

 

5  –  Lær av brukerne

Ved å aktivt bruke søke- og brukerstatistikk vil du kunne danne deg et bilde av hva de ansatte er mest opptatt av. En slik statistisk vil gi deg en pekepinn på hvilke dokumenter som er mest lest og hvor du må fokusere innholdsarbeidet ditt. Statistikken vil i tillegg kunne identifisere søkeord som ikke allerede er dekket av innholdet i personalhåndboken din.

 

 

Mer om Compendias personalhåndbok

 

Krav til personalhåndbok – dette bør den inneholde