Hva gjør vi med feriedager som har hopet seg opp?

Hva gjør vi med feriedager som har hopet seg opp?

En virksomhet sliter med ferieavviklingen på grunn av stor arbeidsmengde. De siste årene har antallet feriedager hopet seg opp, og nå lurer lederen på hvordan de kan løse problemet. Les svaret fra HR-eksperten.

Spørsmål:

Som statlig virksomhet har vi behov for en nokså stabil bemanningssituasjon gjennom året. Men de siste to årene har bemanningen vært alt annet enn det.

Stor arbeidsmengde, kombinert med en del sykdom, har gjort at mange ansatte nå sitter med et stort antall feriedager til gode. I tillegg har flere andre medarbeidere i overkant mye plusstid etter å ha steppet inn for syke kolleger.

Vi innser at vi må gjøre noe for å få ned tallet på feriedager som har hopet seg opp. Det er nødvendig for igjen å få en viss forutsigbarhet i arbeidshverdagen. Men vi er klar over at ferieloven er til hinder for å gjennomføre tiltaket ved å varsle at feriedager som ikke tas ut i år blir strøket. Dessuten vil det nok skape sterke reaksjoner hvis vi er for restriktive når det gjelder ferie- og avspaseringsmuligheter, da slike goder er med på å veie opp for et nokså moderat lønnsnivå.

Compendia svarer:

Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for at ferien blir avviklet. Det er veldig viktig at dette følges opp gjennom året. Det er dessverre nokså vanlig at man først oppdager litt seint på året at det er for mange feriedager som ennå ikke er tatt ut. Når vi nå har kommet til desember og vi nærmer oss jul så er handlingsrommet langt mindre.

Jeg forstår deg slik at selv om dere ønsker å være smidige med hensyn til uttaket av ferie og andre fridager, har dere spesielle krav til bemanning dere må ta hensyn til først. I tillegg er det viktig at dere holder dere innenfor de rammene loven setter for overføring av ferie. Det kan bety at dere må pålegge enkelte medarbeidere å ta ut ferie, kanskje på et tidspunkt de selv i utgangspunktet ikke hadde tenkt å gjøre det.

God og langsiktig planlegging er viktig

Gå i dialog med medarbeiderne, og inviter dem til å komme med innspill til hvordan situasjonen best kan løses. En slik dialog er i tråd med bestemmelsene i ferieloven, som pålegger arbeidsgiver å drøfte feriefastsettingen med arbeidstaker, og å informere om tidspunktet for ferie i god tid.

Selv om medarbeiderne hos dere skulle være godt vant med stor frihet til selv å velge tidspunktet for ferie, vil de neppe oppleve det som noen ulempe å måtte planlegge under noe klarere rammer og på noe lengre sikt. Det viktigste er at de får litt tid å områ seg på. Det er også slik at om en ikke blir enig, så er det arbeidsgiver som til syvende og sist bestemmer.

Det er korrekt at ferie som ikke blir benyttet i ferieåret ikke faller bort, men blir overført til neste ferieår. Det er heller ikke mulig å betale ut lønn i stedet for at ansatte tar den lovbestemte ferien, unntatt som del av et sluttoppgjør ved oppsigelse. Plusstimer kan derimot utbetales i lønn. Dersom dere har et økonomisk handlingsrom, kan det være noe å tenke på.

Når store mengder ferie har hopet seg opp, kommer dere neppe a jour allerede i år, kanskje heller ikke i løpet av neste år.

Lag en oversikt og en plan

Skaff dere nødvendig oversikt over de ulike typene ferie og fridager, hvis dere ikke allerede har et godt system for det. Prioriter slik at den lovbestemte ferien avvikles først. To uker ferie kan avtales overført til året etter. Det skal gjøres i en skriftlig avtale. Avtal gjerne samtidig tidspunktet for når den aktuelle ferien skal tas ut.

Hos dere er det neppe tilstrekkelig bare å planlegge uttaket av ferie og fridager isolert. Dere må samtidig lage en plan for utføringen av arbeidsoppgavene. Kanskje kan det være en løsning å pålegge flere enn normalt å ta lang juleferie, som jo normalt er en rolig periode på norske arbeidsplasser.

Er det perioder i løpet av året det er enklere å avse medarbeidere på enn andre?

I den grad det er økonomisk handlingsrom for det, er det perioder da dere enklere kan skaffe vikar?

Ferieloven regulerer den ferien som følger direkte av ferieloven, altså fire uker og en dag. Arbeidsgiver står normalt friere når det gjelder avtalefestet ferie ut over det. Det er da lurt å passe på at den lovfestede ferien blir tatt ut først.

Mine råd:
  1. Ta konkret initiativ så snart som mulig.
  2. Sett opp en oversikt over saldoen til den enkelte medarbeider – status feriedager tilgode.
  3. Snakk med de arbeidstakerne det gjelder, og legg en plan for uttaket av ferien.
  4. Hva er mulig å få til allerede i løpet av desember? Hva vet dere om neste år?
  5. Det er viktig å tenke helhetlig og være realistisk på hva som er mulig å få til i forhold til driften.
  6. Undersøk eventuelle muligheter for å betale ut plusstimer, der det er aktuelt.

Målsettingen bør være at all ferie tas ut i rett ferieår, og at det bare unntaksvis inngås avtale om overføring av ferie.

Det kan tenkes at dere ikke når dette målet før om et par år, men det er viktig at dere tar tak for å nå det målet. Dersom dere ikke gjør noe utsetter dere problemet, og i tillegg risikerer dere at det blir enda større.

Mette K. Reiten

Mette K. Reiten

Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.

Mette K. Reiten

Mette K. Reiten

Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.

ME snakkes snart!