Hvem skal få fri i høstferien?

Høstferien er like om hjørnet og en leder lurer på hvordan hun skal prioritere når veldig mange ønsker å ta ut ferie samtidig. Bedriften har både ansatte som har ferie til gode, og mange som har opparbeidet seg avspasering, blant annet fordi de har stått på ekstra i en krevende korona-tid.

Spørsmål:
Vi sendte ut en fellesmail etter hovedferien, med oppfordring til alle om å planlegge uttak av feriedager de har til gode. Nå ser det ut som om vi ikke klarer å imøtekomme alle ønsker, spesielt i høstferieuka. Blant de som ønsker fri i høstferien er flere foreldre med små barn. 

Høst i skogen mor og barn

Noen av dem har ingen feriedager til gode, alt er brukt i sommer. Flere har imidlertid avspaseringstimer som de ønsker å ta ut i skolens høstferie.

Nå er vi i tvil om hvordan vi skal prioritere. Det er viktig for oss at vi ikke får for store restanser på restferie som må overføres til året etter. Samtidig har vi stor forståelse for småbarnforeldrenes situasjon. I tillegg må vi selvfølgelig sikre nok bemanning til å ivareta nødvendige funksjoner i den aktuelle perioden.

Vi har også et sterkt ønske om å komme i møte de som har jobbet ekstra og strukket seg langt nå i forbindelse med korona-situasjonen.

 

Compendia svarer:

Dilemmaet du strir med er klassisk: Hvordan sørge for tilstrekkelig bemanning, samtidig som ansatte får den fritiden de har krav på og behov for? Du synes det er vanskelig å prioritere mellom ansatte med ulike behov og forskjellige rettigheter.

 

Snakk sammen

At dere tidlig etterlyste ansattes ferieønsker for høsten er en god start. Arbeidet med å prioritere mellom de ulike ønskene kan være krevende, men er viktig.

 

Styringsretten

Ferieloven overlater i stor grad spørsmålet om når ansatte skal ta ferie til arbeidsgivers styringsrett, med noen viktige unntak. Forutsetningen er at uttaket av ferie drøftes med de ansatte på forhånd.

Regelen gir arbeidstaker en rett til å bli hørt. Samtidig gir den arbeidsgiver et viktig verktøy. Ofte løser ferie- og avspaseringskabalen seg nettopp ved at man snakker sammen, og på den måten blir klar over ulike utfordringer og ønsker.

 

Ulike livsfaser

En personalpolitikk som ivaretar ulike livsfaser er god personalpolitikk. De fleste har stor forståelse for småbarnforeldres spesielle utfordringer. Foreldre med små barn er i større grad enn andre bundet av skoleruta, men også de er forskjellige. Eneforsørgere og familier uten nettverk er mest utsatt. Andre familier kan ha større handlingsrom på grunn av den andre forelderens arbeidssituasjon eller besteforeldre som kan stille opp. Oppfordre dem gjerne til å legge en plan for uttaket av ferie- og avspaseringsdager så tidlig som mulig.

Nettopp fordi vi er forskjellige, er det mulig å få ferie- og avspaseringskabalen til å gå opp. Men arbeidsgiver er avhengig av å få informasjon om den enkeltes behov, og av hensyn til bemanningen og den enkeltes mulighet til å innrette seg er det viktig å legge en plan i god tid.

 

God planlegging

Vi anbefaler alltid arbeidsgiver å legge en plan for uttaket av feriedagene først. Lovreguleringen av feriedager gjør at det er her arbeidsgivers handlingsrom er minst. Ferie etter ferieloven  avvikles, og arbeidsgiver har ansvar for å legge til rette for at det er mulig. Loven åpner likevel for at partene kan avtale at noe ferie overføres til neste kalenderår.

Samtidig bør arbeidstakere som står på ekstra i perioder sikres tilstrekkelig hvile i etterkant, slik at belastningen ikke blir for stor over tid. Opparbeidet avspaseringstid må tas ut på et visst tidspunkt, og gjerne i etterkant av en travel periode. Hvis noen på grunn av korona-situasjonen har jobbet ekstra, og det ikke er mulig å få tatt ut timene i avspasering, er det viktig at dere følger dette opp på en ryddig og god måte. En mulighet kan være å betale timene ut.

Mine råd:

  • Snakk om det! Det er positivt for arbeidsmiljøet å få til ordninger som ivaretar ulike behov og livsfaser. Vær tydelig på at ditt ønske er å imøtekomme den enkeltes behov og ønsker, og at du tror at med samarbeid så får dere kabalen til å gå opp. Kanskje noen som meldte et ønske om ferie i skolens høstferie egentlig kunne tenke seg å vente?
  • Tenk nøye gjennom om det er noe du som leder kan gjøre for å muliggjøre at flere tar fri samtidig, vær kreativ.
  • Skulle dette komme til et bristepunkt, skal det nok mye til for at en leder bør innvilge avspasering foran en som har planlagt uttak av feriedager.

 

 

 

Mette K. Reiten

Mette er jurist og har over 20 års erfaring i HR-faget.
Til daglig jobber hun som seniorrådgiver innen arbeidsrett, personal og ledelse i Compendia.