Hvorfor skal toppledelsen engasjere seg i kvalitetssystemet?

Å være engasjert i bedriftens kvalitetssystem er ikke detaljstyrt «sjefing». Tvert imot er det å vise forståelse og omsorg for virksomheten, eierne, de ansatte og kundene.

Kvalitetssystemet er det verktøyet som gir oss best mulig kontroll på hva vi gjør, hvordan vi gjør det, og om det henger sammen med strategien vår.

Å velge rett strategi

For å være i stand til å velge rett strategi er det viktig å vite noe om hva vi skal sette den i forhold til. Vi må kjenne til hva som påvirker evnen vår til å levere tjenester, eller produsere og levere produkter.

Foto av flere mennesker som rekker opp hånden i et møte og smiler

Kjenner vi til dette har vi et langt bedre utgangspunkt for å levere bra resultater til både kunder og eiere, og også til å forberede oss på problemer eller kriser som kan oppstå.

Forberedt på en krise

Dagens merkelige situasjon med nedstenging av hele land på grunn av et lite virus setter dette på spissen. Ledere over hele landet, og i hele Europa jobber på spreng for å forsøke å holde folk i jobb, innfri forpliktelsene til kundene og holde liv i selskapene sine.

Bedriftene tilpasser seg den nye situasjonen så godt de kan. Nå er det godt å ha tenkt gjennom og sett på de delene av omgivelsene våre som påvirker oss sterkest i en normalsituasjon. Hvilke krav og forventninger stiller de til oss? Har du dette på plass, og en klar strategi iverksatt, kan ledelsen ta grep i den nye situasjonen på et gjennomtenkt grunnlag.

Når krisen inntreffer

Det gjelder å handle raskt, og ta flest mulig gode beslutninger på vegne av bedriften. Det viktigste er allerede gjort når vi har definert de faktorene som påvirker leveransene våre. Strategien derimot, må justeres i henhold til den nye situasjonen .

Målet for alle ledere vil være at bedriften skal overleve krisen med færrest mulige negative konsekvenser. Mange ser at permitteringer er den kortsiktige løsningen, mens andre har fulle ordrebøker og tar i bruk kreative løsninger for å innfri bedriftens leveringsforpliktelser. Se hvilke tiltak som er riktig for dere ut fra hvilke faktorer som påvirker dere sterkest.

Etter krisen

Når vi kommer ut på den andre siden av Corona, og verden igjen henger på egne hengsler, anbefaler vi alle ledere og ledergrupper å gå gjennom og definere de viktigste delene av omgivelsene og hvordan de påvirker oss. Lag en strategi for at egen virksomhet skal kunne produsere og levere i henhold til forventingene til kunder og eiere.

Husk at strategi og kvalitetspolitikk setter sterke føringer for målene vi skal nå. Det påvirker måten vi gjennomfører prosessene våre. Det er godt mulig at vi må endre på disse også, for å komme oss videre etter Corona.

La kvalitetssystemet være ledelsens viktigste verktøy for å sikre levering og tilpasning til den nye situasjonen. Ikke overlat dette viktige arbeidet til en person alene. «Ledelsens representant» eksisterer ikke lenger som rolle innen kvalitetssystem som er tuftet på ISO-standarder – nå må ledelsen selv på banen.

 

Tone Margunn Bue

Tone Margunn Bue er en erfaren rådgiver som gjennom mange år har hatt prosjekter i ulike bransjer. Hun jobber direkte med kundens ledergrupper i prosjekter for å etablere styringssystemer for kvalitet og HMS.