Hvordan gjennomføre en internrevisjon –

og hva du må huske på!

Gjennom internrevisjon avdekker vi bedriftens behov for forbedringer og muligheter. Dette vil gi økt lønnsomhet. Her får du tipsene til hvordan det gjennomføres – og hva du må unngå.
Internrevisjon handler om å sjekke at bedriftens prosesser og systemer er effektive, oppfyller de aktuelle kravene og om det finnes forbedringsmuligheter. God styring og kontroll er en grunnleggende forutsetning for å oppnå virksomhetens mål. Interne revisjoner skal planlegges, og de gjennomføres ved å undersøke samsvar mellom kvalitetssystemet og aktuelle standarder. Internrevisjon, også kalt 1. partsrevisjon, er det som foregår internt i virksomheten og er en viktig kilde til informasjon for ledelsen. Selv om det kun er bedriften som er involvert i revisjonen, kan også eksterne revisorer eller ressurser brukes.

Hvorfor skal man gjennomføre internrevisjon

Internrevisjon kan føre til en verdi for selskapet, som mange eiere og ledere i dag ikke er klare over at ligger der. Kanskje jobber man på en tungvint måte, man befinner seg i et spor som ikke er lønnsomt eller effektivt og som på sikt kan føre til at man mister kunder. Internrevisjon er en gavepakke til å se etter muligheter for sin virksomhet. Men det fordrer at man bruker sluttrapporten og funnene, og ikke gjemmer dem i en skuff. Det er viktig at ledelsen tar eierskap og at det er en felles enighet om at internrevisjon skal gjennomføres. Det bør settes av tid til både til planlegging, gjennomføring, rapportering – og til å iverksette tiltak.

Hvordan gjennomføres internrevisjon

Gjennomføring av internrevisjon handler først og fremst om å ha en plan for årets revisjoner. I mindre bedrifter kan det være aktuelt å ha mindre revisjoner kvartalsvis, mens det i større organisasjoner er mest gunstig å ha halv- eller helårsrevisjoner. 

Snakk med ledelsen; hva er riktig og viktig å ha fokus på, både på kort og lang sikt? Er det spesielle områder i bedriften som er utsatt for mer risiko enn andre, eller nye arbeidsmetoder som er viktige å følge med på? Når ledelsen har godkjent og forpliktet seg, er det viktig å sende ut et revisjonsvarsel. 

Folk i bedriften skal vite hva som skal revideres, hvorfor og hvem som skal være med, for å sette av tid. Internrevisjonen har ikke til hensikt å “ta” enkeltpersoner, men å se på hele arbeidsmetodikker og systemer. Derfor er god kommunikasjon i hele prosessen viktig, slik at de ansatte skjønner hvorfor man skal gjennomføre revisjonen.

Funn og avvik i revisjonen

Som revisor er det viktig å forberede seg godt. Når målet er å finne ut hvordan bedriften kan bli bedre, må det stilles gode og åpne spørsmål til personene i bedriften som tilfører verdi – ikke bare ledere. Sitt gjerne sammen foran PC-en for å se hvordan ting fungerer i praksis. I denne prosessen gjør man seg noe funn og finner ut om ting er i samsvar eller ikke.

 Følges krav og prosedyrer er det samsvar. Overholdes derimot ikke kravene, eller man avdekker og har bevis for at ting kan gjøres mer effektivt, snakker vi om avvik. Et avvik skal referere til et krav, hvor det har skjedd og hva som er bevisene. 

Har bedriften et avviks- eller forbedringssystem – legg inn funnene og sett en ansvarlig for dem. Det kan ligge mye gull i avvikssystemet; hva har man registrert mye funn og avvik på? Jobb grundig med årsaksanalysen; hvorfor skjedde avviket? Iverksett deretter tiltak.

Hvordan gjennomføres internrevisjon – 7 steg

  1. Lag en plan for årets revisjoner
    I mindre bedrifter kan det være aktuelt å ha mindre kvartalsvis, mens det i større organisasjoner er mest gunstig å ha halv- eller helårsrevisjoner.
  2. Snakk med ledelsen
    Hva er riktig og viktig å ha fokus på, på kort og lang sikt? Er det spesielle områder som er utsatt for mer risiko, eller nye arbeidsmetoder som må følges med på?
  3. Send ut revisjonsvarsel
    Når ledelsen har godkjent og forpliktet seg, er det viktig å sende ut et revisjonsvarsel. De ansatte skal vite hva som skal revideres, hvorfor og hvem som skal være med, for å sette av tid.
  4. Samarbeid om revisjonen
    Hensikten er å se på hele arbeidsmetodikker og systemer, sitt gjerne sammen foran PC-en for å se ting i praksis.
  5. Registrer
    Funn som er avvik legges inn i et system. Sett en ansvarlig på dem.
  6. Hvilke funn og avvik er registrert
    Det kan ligge mye gull i avvikssystemet; hva har man registrert mye funn og avvik på? Jobb grundig med årsaksanalysen; hvorfor skjedde avviket?
  7. Iverksett tiltak! 

Compendia hjelper deg

Vi i Compendia er ofte internrevisorer for bedrifter. Noen ganger er vi bare med et par ganger for å være med å trygge kundene i jobben som skal gjøres. Vi kan også bidra i prosessen videre etter at funnene er gjort og sammen se på hvordan de bør følges opp og hvilke tiltak som må iverksettes for å forbedre bedriften.

ME snakkes snart!