Dette må du vite før du innfører åpent kontorlandskap

Åpent kontorlandskap kan ha mange fordeler. Lavere leiekostnader, mer sosial kontakt, økt kreativitet og trivsel, kan være noen eksempler. Men det er viktig å huske på at ingen arbeidstakere eller arbeidsplasser er like.

Flere arbeidsgivere ønsker å benytte seg av åpent landskap for å redusere utgifter til leie av kontorareal. I åpne landskap kan man sette flere arbeidstakere sammen på mindre areal. Men det mange ikke tenker på er at produktiviteten ofte går ned i åpent landskap fordi det er mange avbrytelser og hendelser som forstyrrer. I tillegg kan man risikere at sykefraværet øker.

Kolleger som jobber hver for seg i åpent landskap

Det kan være en høy pris å betale for både ansatte, arbeidsgivere og samfunnet. Dette har vi også sett når vi skal tilbake på jobb i koronatiden; at det ikke er mulig å tilbakeføre alle på det åpne kontorlandskapet fordi det ikke er mulig å overholde avstand i henhold til smittevernreglene.

Krav til åpent kontorlandskap

Åpent kontorlandskap har de samme kravene som andre kontorarbeidsplasser. Arbeidsgiver må kjenne til disse og ta hensyn til dem ved planlegging og utforming av arbeidsplasser, og er ansvarlig for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle ansatte.

Arbeidsplasser og lokaler skal tilrettelegges den enkelte arbeidstaker – ikke bare selve arbeidet som skal utføres og risikoforhold knyttet til det. Mange synes forandringer kan være utfordrende, og derfor er det er viktig å lytte til de ansattes behov. Ledelsen må starte prosesser tidlig for å skape forståelse og sørge for god kommunikasjon når de vurderer endringer i utformingen av arbeidsplassen.

Hvem passer ikke åpent kontorlandskap for?

Overlege Jan Vilhelm Bakke i Arbeidstilsynet har, sammen med kollega Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk institutt ved UiO, jobbet seg gjennom forskningen som er gjort på åpne kontorlandskap.

Åpent kontorlandskap passer ikke for fagprofesjonelt arbeid som krever konsentrasjon og uforstyrret korttidshukommelse. Slike arbeidsoppgaver er hovedsakelig individuelle, og samspill med andre arbeidstakere har ikke så stor betydning.

Arbeidsmiljøet oppleves også i stor grad som dårligere:

    • Mer stress og slitenhet
    • Mindre produktivitet
    • Forstyrrelser gjør det mer krevende og demotiverende å arbeide
    • Økt bruk av hjemmekontor for ansatte som er følsomme for støy og/eller trenger ro og konsentrasjon
    • Dårligere helse gir økt sykefravær
    • Mer virussmitte når man sitter sammen kan også gi økt sykefravær
    • Mange mennesker ønsker å være private, og synes det er negativt å bli sett på og føler de sitter på utstilling

Fordeler med åpent kontorlandskap

For noen kan det være fordeler ved å arbeide i åpent kontorlandskap. Dette kan være arbeidsgrupper som har rutinepreget arbeid som ikke krever bruk av korttidshukommelse og konsentrasjon, og hvor sosial kontakt med andre er positivt og ikke forstyrrende.

Har man bestemt at man skal benytte seg av åpent kontorlandskap, er det viktig at det finnes stillerom og diskusjonsrom for at ordningen skal fungere godt. Det er også lurt med noen «ordensregler».

Individuelle forskjeller

Vi mennesker er ulike. Noen trives best bak kontorvegger og dører, mens andre trives best i åpne landskap. Hver arbeidsplass må finne ut hva som er best for seg. Her er noen tips til hva dere bør tenke på i planleggingen:

  • Husk å utføre risikovurderinger ved planlegging og utforming av arbeidsplasser i åpent landskap – involver de ansatte som vet hvor skoen trykker.
  • Åpent kontorlandskap kan gi høyere risiko for arbeidsrelaterte helseplager, mistrivsel og sykefravær.
  • Ta hensyn til at arbeidstakere har ulik toleranse for blant annet støy, temperatur og avskjerming.
  • Velg kontorløsning basert på hvilke oppgaver som skal utføres og hvem som skal utføre dem.
  • Hver arbeidsplass skal ha gode synsforhold, dagslys og utsyn.
  • Gulvarealet skal gi plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser.

Sonja Marie Skår

Sonja er rådgiver med kompetanse innen både kvalitet, HMS og HR, og har vært rådgiver i Compendia siden 2008. Basert på lang og bred erfaring, og god kompetanse, har Sonja en helhetlig og praktisk tilnærming i oppbygning av styringssystemer, personal- og HMS-håndbøker.