Slik lykkes du med chatbot

Når du ønsker mindre kostnader og større effektivitet i HR-avdelingen, kan løsningen være å ansette en digital samtalebot.

Chatbotten HR-Henry har stor arbeidskapasitet, og sjonglerer mer enn gjerne mange arbeidsoppgaver samtidig. Han er på jobb 24/7, blir aldri syk, reiser ikke på ferie og har alltid tid til å hjelpe kollegaene sine.

En samtalebot er god på visse områder, mens mennesker er bedre på andre: kombinasjonen utgjør den sterkeste HR-avdelingen.

Disse 7 tipsene viser deg hvordan du kan utnytte HR-Henrys fulle potensiale.

01

Introduser chatbotten for de ansatte

For at HR-Henry skal bli en verdsatt kollega blant de ansatte, må de vite at han finnes og hva han hjelpe dem med. Sørg for å gi informasjon før, underveis og etter implementeringen. Det vil også være nyttig å orientere alle nyansatte om HR-botten under opplæringstiden. 

I denne prosessen kan dere kan med fordel spille på humor og kreativitet. Hva med introdusere HR-Henry gjennom et intervju?

Illustrasjon: HR-Henry spør om hva han kan hjelpe deg med.

02

Tilgjengelighet, tilgjengelighet, tilgjengelighet

La samtalebotten være det første som møter de ansatte.

Mange henvendelser til HR-avdelingen kommer utenfor arbeidstid, og de ansatte ønsker ofte rask respons. Ved å gjøre HR-Henry lett tilgjengelig blir det lettere for dem å kjapt få svar.

HR-Henry kan plasseres i kanalene de ansatte brukes, som på intranett, i Messenger og Teams. Ved å gjøre det lett å komme i kontakt med chatbotten, minker sjansen for at spørsmålene rettes til HR-avdelingen.

Skjermdump: Eksempel på hvordan HR-Henry ligger godt synlig for de ansatte.

Tilgjengelighet, tilgjengelighet, tilgjengelighet

La samtalebotten være det første som møter de ansatte.

Mange henvendelser til HR-avdelingen kommer utenfor arbeidstid, og de ansatte ønsker ofte rask respons. Ved å gjøre HR-Henry lett tilgjengelig blir det lettere for dem å kjapt få svar.

HR-Henry kan plasseres i kanalene de ansatte brukes, som på intranett, i Messenger og Teams. Ved å gjøre det lett å komme i kontakt med chatbotten, minker sjansen for at spørsmålene rettes til HR-avdelingen.

Skjermdump: Eksempel på hvordan HR-Henry ligger godt synlig for de ansatte.

02

03

Bruk innsikten til å bli enda bedre

En stor fordel med HR-Henry, er at man enkelt finner ut hva de ansatte egentlig lurer på. Spørsmålene blir lagret i loggen, og innsikten denne gir kan dere bruke til å bli enda bedre. Loggen forteller hvilke temaer som går igjen og når de ansatte lurer på de ulike tingene. Hvis spørsmål om interne rutiner rundt inneklemte dager renner inn før hver juleferie, vet dere hva internkommunikasjonen i desember bør fokusere på.

04

En trent chatbot, er en god chatbot

For at en chatbot skal være god, må den være godt trent. Derfor bør du gå for for en lærenem bot som utvikler seg raskt. Resultatene til en samtalebot blir bedre desto flere ansatte og virksomheter som bruker den.

HR-Henry har jobbet hos en rekke store, norske virksomheter i 3 år. I løpet av disse årene har han blant annet sugd til seg nyttig info om IT, fasiliteter, arbeidsutstyr, interne retningslinjer og lært seg personalhåndboken på rams. Chatbotten kan svare på over 1300 problemstillinger, men er alltid klar for nye utfordringer hos nye arbeidsgivere.

Foto: HR-Henry på treningssenter.

En trent chatbot, er en god chatbot

For at en chatbot skal være god, må den være godt trent. Derfor bør du gå for for en lærenem bot som utvikler seg raskt. Resultatene til en samtalebot blir bedre desto flere ansatte og virksomheter som bruker den.

HR-Henry har jobbet hos en rekke store, norske virksomheter i 3 år. I løpet av disse årene har han blant annet sugd til seg nyttig info om IT, fasiliteter, arbeidsutstyr, interne retningslinjer og lært seg personalhåndboken på rams. Chatbotten kan svare på over 1300 problemstillinger, men er alltid klar for nye utfordringer hos nye arbeidsgivere.

Foto: HR-Henry på treningssenter.

04

05

La mennesker gjøre det mennesker gjør best

HR-Henry gir medarbeiderne muligheten til å være selvhjulpne og få umiddelbar respons, men det vil alltid noen som foretrekker å snakke med en fysisk HR-ansatt. Noen spørsmål vil også bli for komplekse til at chatbotten kan gi et fullgodt svar. En samtalebot kan vanskelig erstatte den faglige kompetansen, medmenneskeligheten, humoren og de strategiske evnene som visse oppgaver krever.

Men når HR-Henry tar seg av de repeterende og generelle forespørselene, vil HR-avdelingen ha mer tid og ressurser til hjelpe ansatte med disse problemstillingene.

Gjennom chatbotten har vi fått bedre forståelse for hva medlemmene er opptatt av, og når de trenger å komme i kontakt med oss.

Bjørn Mietinen
HK i Norge

Profilbilde Bjørn Mietinen

Gi chatbotten et personlig uttrykk

HR-Henry presterer like godt, enten han heter Ola, Kari eller Sidsel.

En kul og personlig chatbott blir fort en snakkis – så gi den navn, klær og personlighet som underbygger virksomhetens verdier og visuelle uttrykk. Hvis samtalebotten presenteres som et menneske, og ikke en maskin, vil det være lettere for de ansatte å forholde seg til den.

Sidsel Bauck og chatbotten Sidsel. Foto og illustrasjon.

06

06

Gi chatbotten et personlig uttrykk

HR-Henry presterer like godt, enten han heter Ola, Kari eller Sidsel.

En kul og personlig chatbott blir fort en snakkis – så gi den navn, klær og personlighet som underbygger virksomhetens verdier og visuelle uttrykk. Hvis samtalebotten presenteres som et menneske, og ikke en maskin, vil det være lettere for de ansatte å forholde seg til den.

Sidsel Bauck og chatbotten Sidsel. Foto og illustrasjon.

07

Sett av ressurser

Når HR-Henry blir ansatt, kommer han ferdig trent og med forslag til svar på mange vanlige spørsmål. Den viktigste læringen skjer likevel etter at HR-Henry har begynt å jobbe hos dere. Da vil dere få innsyn i alle små og store spørsmål de ansatte ønsker svar på, og kan gjøre tilpasninger basert på disse. Ved å sette av 1-2 uker til justeringer, vil dere få bedre utbytte av chatbotten.

Dere velger selv hvilke svar som skal vedlikeholdes automatisk basert på endringer i regelverket, og om deret vil gjøre denne jobben selv.

Foto: Vanlige spørsmål som stilles til HR-Henry.

Kommunikasjon er nøkkelen

En forutsetning for god kommunikasjon er at samtalen går begge veier. Dette gjelder selvsagt også når de ansatte tar kontakt med HR-Henry.

Gjennom oppfølgingsspørsmål innhenter chatbotten den informasjonen som kreves for å kunne svare best mulig, og medarbeiderne finner lettere fram til informasjonen de ønsker. På denne måten unngås misforståelser, mens HR-avdelingen slipper å sende e-poster fram og tilbake for å innhente den informasjonen som kreves.

Sørg for at de ansatte vet at de kan spørre HR-Henry om hjelp til bestilling av ting som blomster, kantine- og parkeringskort.

08

06

Kommunikasjon er nøkkelen

En forutsetning for god kommunikasjon er at samtalen går begge veier. Dette gjelder selvsagt også når de ansatte tar kontakt med HR-Henry.

Gjennom oppfølgingsspørsmål innhenter chatbotten den informasjonen som kreves for å kunne svare best mulig, og medarbeiderne finner lettere fram til informasjonen de ønsker. På denne måten unngås misforståelser, mens HR-avdelingen slipper å sende e-poster fram og tilbake for å innhente den informasjonen som kreves.

Sørg for at de ansatte vet at de kan spørre HR-Henry om hjelp til bestilling av ting som blomster, kantine- og parkeringskort.

Børge Brunes

Børge Brunes

Børge er en teknologioptimist. Han elsker å utforske ny teknologi som kan møte fremtidens krav til god brukerdialog. Dette har resultert i HR-Henry, en intelligent, virtuell assistent som bruker AI til å svare på spørsmål fra brukerne.

Børge Brunes

Børge Brunes

Børge er en teknologioptimist. Han elsker å utforske ny teknologi som kan møte fremtidens krav til god brukerdialog. Dette har resultert i HR-Henry, en intelligent, virtuell assistent som bruker AI til å svare på spørsmål fra brukerne.

Ute etter faglig påfyll?

Få beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.

Meld deg på det du er interessert i.

NYHETSBREV

Beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.
Meld deg på det du er interessert i.

ME snakkes snart!