Arbeidsmiljøkartlegging under korona – tips til ledere

Koronasituasjonen krever mye oppmerksomhet på arbeidsplassen. For å unngå smitte blir det satt i gang en del tiltak etter risikokartlegginger, og vi får noen utfordringer både fysisk og psykisk som må håndteres. Her får du HMS-ekspertens tips til hvordan ledere kan håndtere disse utfordringene.

Det er arbeidsgivers plikt å kartlegge arbeidsmiljøet, både de fysiske og psykososiale forhold, og vurdere risikoer og sette i gang nødvendige tiltak – også med tanke på korona-effektene. Flere arbeidsgivere har allerede kartlagt risikoer og satt i gang risiko-reduserende tiltak. Ett av disse er hjemmekontor. Men hvordan virker dette tiltaket på arbeidstakerne? Hvordan har arbeidstakerne det egentlig?

Mann på hjemmekontoret på kjøkkenet. Foto.

De vanligste slitasjetegnene

Det har vært gjort undersøkelser som viser at økende stress, redusert trivsel og manglende balanse mellom jobb og fritid er slitasjetegnene hittil i korona-perioden. For deg som er leder kan det være lurt å merke seg noen punkter som du bør være ekstra oppmerksom på:

  • Ansatte som trenger hyppig samhandling med kolleger eller leder opplever stress ved å være på hjemmekontor.
  • Unge ansatte har ofte dårligere fysiske rammer, og bor trangere.
  • For nyansatte kan det være vanskeligere å integreres i virksomheten/avdelingen/teamet ved å være på hjemmekontor.
  • Det krever mye av ledere som må omstille seg oftere, og tilpasse dagene etter sine medarbeidere i større grad enn tidligere.
  • Man opplever at man ofte får løst oppgavene sine effektivt, men å være kreativ, jobbe med forbedring, endring og innovasjon er ikke enkelt.

Vær også klar over at usikkerhet knyttet til om man fortsatt har en arbeidsplass å gå til, også kan skape stress.

Tett oppfølging av de ansatte

Det er lurt med jevnlige oppfølgingssamtaler med de ansatte. Det er viktig at dere ikke bare prioriterer praktiske oppgaver som skal løses, for det er minst like viktig å sette søkelyset på arbeidsmiljøfaktorer. Ha gjerne 1:1 samtale på Teams med kamera på slik at dere ser hver andre. Det er viktig at du som leder stiller gode og åpne spørsmål, som for eksempel:

  • Hva fungerer bra i ditt fysiske arbeidsmiljø?
  • Hva opplever du som vanskelig eller belastende i ditt fysiske arbeidsmiljø?
  • Hva er det som gjør at du trives med det arbeidet du gjør?
  • Hva opplever du som vanskelig eller belastende med det arbeidet du gjør?

 

Regler for hjemmekontor

Noen virksomheter har også laget regler for hjemmekontor. Det er smart å ha noen regler som beskriver hva som forventes av den ansatte, men også hva de ansatte kan forvente av arbeidsgiver. Det er viktig at du som leder kommuniserer tydelige «regler» om hva som forventes, at du utviser raushet og forståelse for den ansattes situasjon hjemme.

 

Arbeidsmiljø-/medarbeiderundersøkelse

Vi har hatt en pandemi i snart ett år, og da er det naturlig at man har spørsmål i en arbeidsmiljø- eller medarbeiderundersøkelse som handler om arbeidsmiljøet under koronapandemien – spesielt den psykososiale delen. I en slik undersøkelse kan arbeidstakerne svare anonymt, og kanskje får dere en del indikatorer som ikke kommer fram i den vanlige dialogen mellom deg og de ansatte.

Medarbeidersamtaler bør også inneholde spørsmål som går på arbeidsmiljøet, særlig det psykososiale. Det er mange spørsmål som dukker opp, blant annet:

  1. Hvordan får man til samhandling på tvers i organisasjonen?
  2. Hvordan integrerer man nyansatte?
  3. Hvordan kommuniseres det?
  4. Hvordan ledes det på fjernt og nært hold?

Vanskelig å gjennomføre vernerunde?

Vernerunde er heller ikke enkelt å gjøre når ansatte jobber «overalt» og hjemmekontor er anbefalt. Det er mulig å be arbeidstaker fylle ut en egenerklæring som signeres og oppbevares som dokumentasjon på en kartlegging i arbeidstakers hjem hvor arbeidsgiver og verneombud ikke har adgang uten samtykke. Her er et eksempel på en slik egenerklæring dere kan bruke.

Samarbeid og kommunikasjon er nøkkelen

Det er ingen tvil om at situasjonen er utfordrende, både for de ansatte og lederne. Selv om vi nå ser lys i enden av tunnelen, er det viktig at vi ikke glemmer viktigheten av den psykososiale oppfølgingen. Det kan fortsatt gå mange måneder til vi er tilbake til normalen, og kanskje er den normalen noe annet enn det vi hadde før. Uansett er nøkkelen god kommunikasjon og godt samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Da kan vi finne gode løsninger som fungerer.

 

Sonja Marie Skår

Sonja er rådgiver med kompetanse innen både kvalitet, HMS og HR, og har vært rådgiver i Compendia siden 2008. Basert på lang og bred erfaring, og god kompetanse, har Sonja en helhetlig og praktisk tilnærming i oppbygning av styringssystemer, personal- og HMS-håndbøker.