Prosjektil forbedrer seg selv for en bedre byggebransje

Det er ikke rom for feil når Prosjektil leder, tegner og beregner bygg- og anleggsprosjekter. Til tross for et kontinuerlig fokus på miljø og kvalitet, ønsket rådgivningsselskapet å bli enda bedre.

Oppdragene er som regel store og komplekse, og ofte må det tas spesielle hensyn til miljø. Når Prosjektil definerer egen kundegruppe, omfatter den «alle som vil bygge»: alt fra nye Stavanger sykehus med en ramme på 11 milliarder, til idrettsanlegg og tung industri.

– Vi opererer i et fagfelt med profesjonelle kunder som leverer sterkt på disse områdene. Når Prosjektil kommer inn som rådgiver må vi minimum kunne matche deres nivå. Vi skal gjøre byggebransjen bedre, og vi skal levere planer som virker. For å kunne lykkes må vi utvikle oss, sier daglig leder Sverre Heskestad.

Han har jobbet i Rogalands største, lokaleide rådgiverselskapet innen bygg og anlegg i over 20 år. De siste årene har Heskestad sett en tydelig trend:

Kunden krever stadig mer – også når det gjelder dokumentasjonskrav om systematikk og metode.

Monica Vaaland & Sverre Heskestad i Prosjektil.
Monica Time Vaaland og Sverre Heskestad ser flere fordeler ved å være ISO-sertifisert.

– Spesielt har krav om ISO 9001 og 14001 vært hyppige gjengangere, og fram til nå har vi måtte dokumentere internkontroll og KS-system gjennom tekst og dokumenter. I tiden fremover kan vi levere sertifikatet med anbudet, så er jobben gjort.

Selv om Prosjektil har forenklet anbudsprosessen betraktelig, har det kostet å komme dit.

Slutt på gratisarbeid

–Veien fra begynnelse til slutt har vært utrolig lærerik; det tror jeg at alle kan skrive under på. Før vi gikk i gang med ISO-sertifiseringen satt vi i større grad og jobbet på vår egen tue, uten å vite at naboen satt og jobbet med mye av det samme, forteller Monica Time Vaaland.

Som kvalitetsleder gikk hun naturlig inn i rollen som leder for prosjektet.

– Vi har lagt fram det vi har hatt av dokumenter, plukket dem fra hverandre og satt dem sammen på nytt.

Når man går så grundig til verks, dukker det fort opp overraskelser.

– Underveis har vi fått mange aha-opplevelser, men den største var nok å se at vi ofte gjorde en større jobb for kunden enn hva vi fikk betalt for. Nå leverer vi mer spesifikt det kunden ber om, samtidig som vi vet hva som er tilleggsarbeid, sier kvalitetslederen.

Noe av suksessen mener hun skyldes det nye avvikssystemet.

– Systemet har enormt stor nytte i arbeidet med å kartlegge feil, undersøke årsak og foreslå endringer, slik at vi unngår at de samme feilene går igjen. Det er enkelt i bruk, gir god oversikt og legger til rette for toveiskommunikasjon gjennom hele løpet.

Foto: Monica Time Vaaland i Prosjektil.

Tidligere hadde virksomheten én person som tok imot alle avvik.

– Han fikk henvendelser i gangen, per e-post og telefon på toppen av andre arbeidsoppgaver. Selv om han gjorde sitt beste, var det umulig å følge opp alle avvik. Nå har vi full kontroll, og er allerede 200 prosent bedre, forteller hun.

Bedre produkt til en billigere penge

Et av kravene i ISO-standarden er at virksomheten implementerer et ledelsesystem.

For Prosjektil representerer dette et viktig verktøy for kompetanseoverføring i forbindelse med oppsigelser, sykdom og permisjon.

– Som ansatt får du enkelt tilgang til den fulle oppskriften: du vet når du skal bruke ulike sjekklister, hvordan du skal følge opp kunden og når du skal ha møte. Ettersom du vet hva du skal gjøre til enhver tid, er det lettere å hoppe inn og ta over. På den måten vil vi trolig spare ekstremt mye tid, sier Time Vaaland.

Forenkling av interne prosesser er vell og bra, men til syvende og sist er Prosjektil avhengig av fornøyde kunder for å kunne drive videre.

– Når vi nå kommer inn med de prosessene vi har etablert, og bruker dem riktig, vil vi forhåpentligvis kunne levere enda mer effektivt og minimere risikoen for feil. Det er lite som er bedre enn at vi kan gjøre jobben billigere for kunden, og samtidig levere et enda bedre sluttprodukt, sier Heskestad.

– Det er litt morsomt. Før vi startet klarte jeg ikke å se hvordan ISO skulle passe med det vi har, og så for meg en uendelig utviklingsjobb, legger han til.

Smittsom engasjement

For å slippe å sitte alene med hele jobben, gikk Prosjektil ut på leit etter noen som kunne få dem trygt fram til ISO-sertifikatet.

Valget falt på Compendia og kvalitetsrådgiver Sonja Marie Skår.

– Sonja Marie kom inn med glød og engasjement, og viste umiddelbart at hun virkelig kan ISO, samtidig som hun forsto Prosjektil, våre behov og vårt «språk». Engasjementet hennes har smittet over på oss andre, og jeg er overrasket over hvor sultne folk har vært på å komme i gang, og tilpasse egne arbeidsprosesser etter både dagens drift og standarden, forteller Vaaland.

Daglig leder er ikke i tvil om at sertifiseringsprosessen har styrket samarbeidet internt.

Profilbilde av kvalitetsrådgiver Sonja Marie Skår.

– Vi har hatt gode samtaler og diskusjoner underveis, samt kuttet ting vi ikke kjenner oss igjen i. Sammen med de ansatte har vi bygget et veldig enkelt system. Derfor er jeg sikker på at vi skal lykkes. Hadde vi etablert systemet på bakgrunn av teori og unødvendig informasjon, ville det ikke bli brukt, slår Heskestad fast.

– I løpet av denne prosessen har jeg endret holdning noe voldsomt. Motivasjonen min var opprinnelig å forenkle anbudsprosessene og gjøre oss mer attraktive. Jeg trodde ISO-sertifikat var noe vi måtte ha, ikke noe vi trengte. Nå forstår jeg at ISO-standardene passer utrolig godt med det vi jobber mot i Prosjektil: å bli litt bedre hver dag, legger han til.

ME snakkes snart!