– Gode systemer i bunn kan frigjøre tid for ansatte. Den tida vil vi bruke på beboerne.
Det sier fagdirektør Unni K. Mydland og administrerende direktør Bjørn Halvorsen i Stiftelsen SANA.
Stiftelsen SANA er en ideell, humanitær, politisk og religiøs nøytral stiftelse med fokus på mellommenneskelige verdier. Siden 1999 har stiftelsen drevet asylmottak i nært samarbeid med UDI. Det plasserer dem blant aktørene med lengst erfaring i mottaksdrift i Norge.
– Vi er en robust og langsiktig leverandør, sier Bjørn Halvorsen.
Driften har variert med behovet. Noen ganger har behovet for asylmottak eksplodert. Andre ganger har det stoppet nesten opp.
De siste årene har stiftelsen vært en viktig aktør for å sikre nok mottaksplasser i Norge.
I dag driver Stiftelsen SANA 17 asylmottak fra Trondheim og sørover – både tradisjonelle asylmottak, transittmottak, akuttinnkvartering og mottak for enslige mindreårige.
– Vi har kjent på trykket og at vi måtte sikre kvaliteten i systemet vårt, sier Unni K Mydland. I tillegg til å være fagdirektør har hun lang erfaring som mottaksleder på Moi og har kjent på behovet for å ha sikre og enkle systemer i bunn.
Flere mulige kvalitetssystemer ble vurdert før Stiftelsen SANA valgte et samarbeid med Compendia.
– Vi kunne ikke tatt et bedre valg. Denne prosessen har betydd mer for organisasjonen enn vi på forhånd trodde. Vi ble på en måte tvunget inn i gode diskusjoner, sier Unni.
Stiftelsen Sana har innført styringssystemer med risikomodul og avvikssystemer og i tillegg personalhåndbok og lederhåndbok. Unni trekker fram at systemene fører til en god internkontroll og gode risikovurderinger.
– Styringssystemene gjennomsyrer alle ledd i organisasjonen og fører til en kontinuerlig forbedring. Det er også klart at dette øker bunnlinja, sier fagdirektøren.
Stiftelsen hadde allerede et avvikssystem, men har opplevd at nytt avvikssystem har ført til færre avvik, noe som igjen gir økte besparelser.
– Den aller største gevinsten er at systemet tvinger oss til å gjøre flere risikovurderinger, skyter Bjørn inn.
– Personalhåndboka er også gull verdt. Alt av dokumentasjon og regelverk er samlet på ett sted. Det er helt fantastisk, sier Unni.
Hun opplevde hjelpa fra rådgiver Sonja Marie Skår i Compendia som uvurderlig.
– Sonja forstod den komplekse bransjen vi opererer i veldig raskt. Hun vet hva vi kommer fra og nøyaktig hvor vi skal, sier Unni, som beskriver det som at rådgiveren kom inn med en hel verktøykasse.
– Det er vi som gjør jobben, men med alle de gode verktøyene og systemene har det vært en drøm å bygge opp og få en helhet i alt, sier hun engasjert.
Underveis i prosessen har det dukket opp mange gode samtaler og diskusjoner.
– Vi har fått snakket oss gjennom hva som er vår kvalitetsnorm og hvor lista skal ligge. Alt i alt handler dette om hvordan vi kan bruke tida vår riktig, sier Bjørn.
Det ble etter hvert tydelig for stiftelsen at det ville være lurt å utvide prosjektet til å også inneholde en sertifisering på ISO 9001-standarden.
– Vi bygger verdier i virksomheten som vi vil høste av i framtida. Sertifiseringen gir oss god internkontroll, gode risikovurderinger og en kontinuerlig forbedring, sier Bjørn.
ISO-9001 standarden handler om løpende forbedring og kundetilfredshet. Når virksomheten er sertifisert etter denne standarden er det lettere å identifisere feil før de oppstår, og hindre at de gjentar seg.
Les mer om ISO-9001 her
ISO-sertifisering og innføring av styringssystemer har gitt mersmak. Nå lukter Stiftelsen Sana på enda en sertifisering og har gjennomført en GAP-analyse på ISO 14001-standarden.
ISO 14001 er en standard for ledelesessystemer for miljø, og hvordan man skal ta vare på det ytre miljøet. Det handler om å bli bevisst på hva man gjør, hvilke fotavtrykk man setter og hvilke tiltak man kan sette inn for å minimere påvirkningen.
Compendia gjør det lett å gjøre rett. Systemene bidrar til å sikre at virksomheten leverer i henhold til kundenes krav, behov og forventninger. Tydelige og mer tilgjengelige prosedyrer og rutiner bidrar til reduserte kostnader og færre feil i verdiskapende prosesser.
Med et styringssystem samles alle prosesser og rutiner på ett sted, slik at alle ansatte enkelt har tilgang til den samme informasjonen. Compendias systemer har mange nyttige funksjoner som vil forenkle arbeidshverdagen din. Les mer her.
