Med de rette sertifikatene skaper Hurtigruten Svalbard bedre og mer bærekraftige opplevelser

Som nærmeste nabo til nasjonalparker, naturreservat og truede dyrearter, er det ekstra viktig for Hurtigruten Svalbard å kunne levere bærekraftige tjenester av god kvalitet. Sentralt i dette arbeidet står to internasjonale standarder.

Som nærmeste nabo til nasjonalparker, naturreservat og truede dyrearter, er det ekstra viktig for Hurtigruten Svalbard å kunne levere bærekraftige tjenester av god kvalitet. Sentralt i dette arbeidet står to internasjonale standarder.

På en arktisk øy midt mellom fastlands-Norge og Nordpolen finner du Svalbards eldste og største reiselivsbedrift: Hurtigruten Svalbard.

– Med tanke på hvor i verden vi er plassert, er det viktig for oss å ligge ett steg foran når det gjelder miljøtiltak. Vi har tre hoteller, to butikker og tilbyr alt innen opplevelser på Svalbard. Det som skiller oss fra andre lignende bedrifter her, er at vi prøver å være fremoverlent med tanke på miljø, forteller teknisk sjef Geir André Espeli.

Allerede i 2018 ble all bruk av engangsplast kuttet, og turoperatøren jobber stadig med utviklingen av solceller og vindmøller. Flere av Hurtigruten Svalbards bygg og transportmidler, som el-snøscootere og el-sykler, lades på sol- og vindkraft. Men det er ikke all transport som lar seg gjennomføre på fornybar energi.

– I og med at vi operer på en øy i havgapet, er vi avhengig av frakt med fly og båt. For å spare tid, kostnader og miljøavtrykk i størst mulig grad, prøver vi å velge bærekraftige leverandører og koordinere alt på best mulig måte.

For å verne om den sårbare svalbardnaturen, ønsket Hurtigruten Svalbard å ta engasjementet ett hakk videre.

Foto: Geir André Espeli hos Hurtigruten Svalbard.
Foto: Hurtigruten Svalbard

Tyngde og tillit med ISO

– For oss er det ekstremt viktig å få på plass sertifikatene for kvalitet og miljø, ISO 9001 og ISO 14001. Det vil også spare oss for en del tid, ettersom det kommer stadig strengere og strengere regler for hva man får gjøre på Svalbard. Det er helt essensielt at vi jobber i tråd med lokale og nasjonale myndighetenes krav – og ikke minst folks forventninger, forklarer Geir.

Turoperatøren får stadig forespørsler fra internasjonale kunder.

– De lurer på hvordan ting er og gjøres her hos oss – både i forhold til miljø, sikkerhet og lignende prosesser. 

Tyngde og tillit med ISO

– For oss er det ekstremt viktig å få på plass sertifikatene for kvalitet og miljø, ISO 9001 og ISO 14001. Det vil også spare oss for en del tid, ettersom det kommer stadig strengere og strengere regler for hva man får gjøre på Svalbard. Det er helt essensielt at vi jobber i tråd med lokale og nasjonale myndighetenes krav – og ikke minst folks forventninger, forklarer Geir.

Turoperatøren får stadig forespørsler fra internasjonale kunder.

– De lurer på hvordan ting er og gjøres her hos oss – både i forhold til miljø, sikkerhet og lignende prosesser. 

Foto: Geir André Espeli hos Hurtigruten Svalbard.
Foto: Hurtigruten Svalbard

– Dermed blir ISO-sertifikatene noe vi kan markedsføre, siden det er en bekreftelse fra en ekstern aktør om at vi leverer bærekraftige tjenester av god kvalitet, følger han opp.

Hurtigruten Svalbard var allerede kjent med miljøsertifikatet ISO 14001, ettersom det ene hotellet er sertifisert etter standarden. 

Med ett sertifikat på plass, oppsto ønsket om å sertifisere hele selskapet etter både ISO 9001 og ISO 14001.

– Under korona fikk vi fart på prosessen, og sendte ut forespørsler til ulike bedrifter. Blant disse var Compendia, som vi kjente til fra før gjennom personalhåndbok, lederhåndbok og avvikssystem.

Etter et par møter ble Geir og kollegaene enige om å forholde seg til én aktør.

– Når Compendia kan tilby oss en helhetlig pakke slipper vi å ha én tjeneste hos en bedrift, og ett produkt hos en annen. En annen medvirkende grunn til at valget falt på Compendia, var at vi møtte Sonja Marie tidlig i prosessen. Hun er helt unik og veldig dyktig.

Gjensidig læringsprosess

– Det har vært en fryd å jobbe med Geir og resten av prosjektgruppa. De har vært utrolig dedikerte til oppgaven, stilt gode spørsmål og virkelig levert underveis, skryter prosjektleder Sonja Marie Skår. 

Hun er seniorrådgiver innen HMS og kvalitet hos Compendia, og den som har hatt ansvar for å få Hurtigruten Svalbard gjennom sertifiseringen sammen med kollega Tone Margunn Bue. I september reiste damene fra Bryne til Svalbard for en intensiv uke med workshops og mye arbeid.

Foto: Sonja Marie Skår.
Profilbilde av kvalitetsrådgiver Sonja Marie Skår.

Gjensidig læringsprosess

– Det har vært en fryd å jobbe med Geir og resten av prosjektgruppa. De har vært utrolig dedikerte til oppgaven, stilt gode spørsmål og virkelig levert underveis, skryter prosjektleder Sonja Marie Skår. 

Hun er seniorrådgiver innen HMS og kvalitet hos Compendia, og den som har hatt ansvar for å få Hurtigruten Svalbard gjennom sertifiseringen sammen med kollega Tone Margunn Bue. I september reiste damene fra Bryne til Svalbard for en intensiv uke med workshops og mye arbeid.

– Hurtigruten Svalbard skal sertifiseres etter ISO 9001 og 14001, og disse standardene er vi jo spesialister innen. Men vi er ikke spesialister i de forskjellige forretningsdriftene våre kunder operer i. Derfor må vi sette oss grundig inn i hva kundene våre holder på med, bl.a. gjennom gap-analyser og å lese oss opp. Da blir vi veldig godt kjent med dem – og det er utrolig lærerikt, humrer Sonja Marie.

Den stigende læringskurven har ikke gått upåaktet hen hos Geir.

– Sonja Marie og Tone Margunn har bred bakgrunn og god kunnskap om hvordan slike prosesser har blitt styrt andre steder, men jeg har blitt utrolig imponert over hvor godt de kjenner bedriften. Gjennom prosessen og workshops har kvalitetsrådgiverne demonstrert at de virkelig er innforstått med hva vi holder på med. Det at de alltid er forberedt, og gjør mest mulig klart på forhånd, har forenklet prosessen for vår del.

Gjør lovkrav og samsvarsvurderinger til en lek

Prosjektleder Sonja Marie forteller at noen arbeidsmøter er blitt halvert, fordi Hurtigruten Svalbard har forberedt seg så godt.

– Det eneste vi visste da vi startet prosessen, var at det ville bli veldig mye arbeid. Derfor har vi hele tiden jobbet hardt fram mot workshops og møter, forklarer Geir.

Foto: Prosjektgruppen hos Hurtigruten Svalbard med Tone Margunn & Sonja Marie i midten.
Prosjektgruppa: Geir André Espeli, Kristine Winge, Sonja Marie Skår, Tone Margunn Bue, Kari Stokke, Wilde N. Otnes og Tore Magne Hoem. Fravær: Kjell Olav Pettersen.

I løpet av sertifiseringsprosessen har det unektelig gått med noen timer.

– Normalt blir man litt trøtt og sliten av å sitte i møter hele dagen, men damene holdt driven hele veien. Sonja Marie og Tone Margun klarte til og med å gjøre lovkrav og samsvarsvurderinger interessant – og det sier litt, sier han og ler.

– Som et gigantisk flatpakka møbel fra IKEA

– Jeg tror at vi ofte får gode relasjoner til kundene våre, fordi vi ikke kompliserer ting med vanskelig fagspråk og juss. Noe av styrken vår ligger i at vi forklarer hvordan ting gjøres, og hva som kreves av virksomheten, på en folkelig og forståelig måte, sier Sonja Marie.

Akkurat det kan Geir skrive under på.

Foto: Sonja Marie og Geir André Espeli.
Sonja Marie og Geir under workshop.

– Jeg har sammenlignet sertifiseringsprosessen med at vi har et gigantisk, flatpakket møbel fra IKEA liggende foran oss, som vi ikke hadde hatt sjans til å forstå hvordan vi skal sette sammen – eller hvilken ende vi skal begynne i. Kvalitetsrådgiverne fra Compendia har vært bruksanvisningen vår underveis. De har sørget for at vi har fått ting på riktig plass på en effektiv og god måte. Vi er kjempefornøyd med en prosessen vi har hatt fram til nå, forteller Geir.

Etterhvert som Hurtigruten Svalbard har bygget opp det nye ledelsessystemet, har han og kollegaene fått bedre innsikt.

– Den eneste dagen hvor vi følte at dette var mer enn vi kunne takle, var da vi fikk GAP-analysen presentert, og så hvor mye vi manglet i forhold til kravene i standarden, humrer Geir.

Foto: Sonja Marie og Geir André Espeli.
Sonja Marie og Geir under workshop.

– Jeg har sammenlignet sertifiseringsprosessen med at vi har et gigantisk, flatpakket møbel fra IKEA liggende foran oss, som vi ikke hadde hatt sjans til å forstå hvordan vi skal sette sammen – eller hvilken ende vi skal begynne i. Kvalitetsrådgiverne fra Compendia har vært bruksanvisningen vår underveis. De har sørget for at vi har fått ting på riktig plass på en effektiv og god måte. Vi er kjempefornøyd med en prosessen vi har hatt fram til nå, forteller Geir.

Etterhvert som Hurtigruten Svalbard har bygget opp det nye ledelsessystemet, har han og kollegaene fått bedre innsikt.

– Den eneste dagen hvor vi følte at dette var mer enn vi kunne takle, var da vi fikk GAP-analysen presentert, og så hvor mye vi manglet i forhold til kravene i standarden, humrer Geir.

– Fra tidligere har vi hatt dokumentasjonen på plass, men underveis i sertifiseringsprosessen har vi funnet ut at vi kanskje ikke har hatt et godt nok system. Eksempelvis har de tre hotellene våre hatt tre ulike rutiner for å utføre den samme jobben, legger han til.

Turoperatøren har også fått hjelp til å gjøre ting mindre komplisert.

– Der har Sonja Marie og Tone Margunn vært veldig flinke til å skjære igjennom og fortelle oss hva vi bør gjøre. Med deres hjelp har vi blitt bedre på å forenkle rutiner og gjøre ting mer forståelig for de ansatte.

Den neste store milepælen for prosjektgruppa blir å implementere systemet opp mot de ansatte.

– Arbeidshverdagen vår kommer til å bli enklere når vi får sertifikatene for ISO 9001 og ISO 14001, samtidig som vi blir mindre sårbare. Ved å ha det nye ledelsessystemet vil vi i større grad kunne sikre bedriften.

Ute etter faglig påfyll?

Få beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.

Meld deg på det du er interessert i.

NYHETSBREV

Beste praksis, lovendringer og gode råd fra Compendia-ekspertene rett i innboksen.
Meld deg på det du er interessert i.

ME snakkes snart!