Med HR-Henry kan du vinke farvel til søk og menyer

Chatbotten HR-Henry elsker å prate, og hver uke har han tusenvis av samtaler med ansatte i norske virksomheter. Når HR-Henry ansettes, slipper kollegaene hans å forholde seg til jungelen av menyer og systemer på arbeidsplassen.

Fremdeles er det mange HR-ledere og andre bransjer, som bruker mye tid på repeterende oppgaver og spørsmål. I snitt går 40 prosent av arbeidstiden til HR med til dette. ^[1] Mye av informasjonen som de ansatte spør etter både kan, og bør være, selvbetjent.

– De fleste virksomheter sitter på alt av nødvendig informasjon, systemer, personalhåndbok og intranett – men det er ofte vanskelig og tungvint å finne svar på akkurat det man er ute etter, sier Børge Brunes.

Børge er produktleder i Compendia, «far» til HR-Henry og hans «personlige trener».

[1] https://chatbotsmagazine.com/how-hr-can-benefit-from-ai-and-chatbots-98b01a7e93c

Gir fasiten

Alt HR-Henry kan i dag, har han lært seg som ansatt hos en rekke ulike virksomheter. Per i dag forstår han 1100 ulike problemstillinger. Det gjør at man slipper å anta eller gjette seg fram til hva de ansatte lurer på.

– Når vi går gjennom loggen til HR-Henry, ser vi at mange av de samme spørsmålene går igjen, forteller Børge.

Svarene på disse spørsmålene finnes, men de ligger kanskje godt gjemt, i lange dokumenter eller er formulert på en måte som gjør dem vanskelig å forstå.

– Problemet er at om de ansatte ikke raskt og enkelt får svar, ender de likevel med å kontakte HR per e-post eller telefon. Da vil heller ikke systemene bli brukt slik de er tiltenkt.

For 3-4 år siden var det «godt nok» for HR å svare innen et par dager. Nå ønsker de ansatte raske løsninger på problemene, og selv det å vente 1 time kan oppleves som lenge.

Det er her HR-Henry kommer inn i bildet.

Dette skiller samtale fra menyer og søk

I en samtale stiller man spørsmål – og man får svar
Du slipper å lete, og bruker mindre tid på å finne ut det du lurer på
HR-Henry stiller oppfølgingsspørsmål hvis han er usikker på hvilket svar han skal gi
Man unngår misforståelser: både arbeidsgiver og ansatt kan føle seg trygg på at svaret som blir gitt er korrekt

Les også:

Slik gjør HR-Henry personalhåndboken enda bedre

Ved å ansette en HR-Henry, kan man dermed lettere møte de ulike forventningene i virksomheten, og fylle eventuelle gap.

For at chatbotten skal kunne utføre jobben best mulig, er det spesielt én ting som er avgjørende:

– Ikke gjem HR-Henry! For at chatbotten skal bli brukt mest mulig, er det viktig å gjøre han tilgjengelig på så mange flater som mulig, sier Børge.

Samtalebotten trenger nemlig ikke bare å «jobbe og bo» på ett, enkelt sted: du kan plassere HR-Henry blant annet på intranett, personalhåndboken, Episerver, Teams, Messenger og SuperOffice.

Få mer ut av ressursene dine

Nå er det ikke slik at du må endre eller forkaste alt av systemer. HR-Henrys oppgave er å hjelpe de ansatte med å navigere i jungelen av oppslagsverk og digitale dokumenter.

– Han hjelper deg med å få mer ut av investeringene som du allerede har gjort, sier Børge.

Gevinsten kan bli betydelig: en økning på inntil 70 prosent i bruken av personalhåndboken, og en tredjedel færre e-poster.

Av alle spørsmål han får, kan HR-Henry svare på mellom 75 og 85 prosent.

Men når en robot overtar en god slump av arbeidsoppgavene, hva skjer da med de ansatte ved HR-avdelingen?

– La mennesker gjøre det mennesker er gode på. Det er bedre at de fysiske ansatte ved HR-avdelingen bruker tiden sin på mer komplekse oppgaver, som krever faglig ekspertise, subjektive vurderinger, humor, medmenneskelighet eller strategiske evner.