Chatbotten HR-Henry elsker å prate, og hver uke har han tusenvis av samtaler med ansatte i norske virksomheter. Når HR-Henry ansettes, slipper kollegaene hans å forholde seg til jungelen av menyer og systemer på arbeidsplassen.
Fremdeles er det mange HR-ledere og andre bransjer, som bruker mye tid på repeterende oppgaver og spørsmål. I snitt går 40 prosent av arbeidstiden til HR med til dette. [1] Mye av informasjonen som de ansatte spør etter både kan, og bør være, selvbetjent.
– De fleste virksomheter sitter på alt av nødvendig informasjon, systemer, personalhåndbok og intranett – men det er ofte vanskelig og tungvint å finne svar på akkurat det man er ute etter, sier Børge Brunes.
Børge er produktleder i Compendia, «far» til HR-Henry og hans «personlige trener».
[1] https://chatbotsmagazine.com/how-hr-can-benefit-from-ai-and-chatbots-98b01a7e93c
Alt HR-Henry kan i dag, har han lært seg som ansatt hos en rekke ulike virksomheter. Per i dag forstår han 1100 ulike problemstillinger. Det gjør at man slipper å anta eller gjette seg fram til hva de ansatte lurer på.
– Når vi går gjennom loggen til HR-Henry, ser vi at mange av de samme spørsmålene går igjen, forteller Børge.
Svarene på disse spørsmålene finnes, men de ligger kanskje godt gjemt, i lange dokumenter eller er formulert på en måte som gjør dem vanskelig å forstå.
– Problemet er at om de ansatte ikke raskt og enkelt får svar, ender de likevel med å kontakte HR per e-post eller telefon. Da vil heller ikke systemene bli brukt slik de er tiltenkt.
For 3-4 år siden var det «godt nok» for HR å svare innen et par dager. Nå ønsker de ansatte raske løsninger på problemene, og selv det å vente 1 time kan oppleves som lenge.
Det er her HR-Henry kommer inn i bildet.
Ved å ansette en HR-Henry, kan man dermed lettere møte de ulike forventningene i virksomheten, og fylle eventuelle gap.
For at chatbotten skal kunne utføre jobben best mulig, er det spesielt én ting som er avgjørende:
– Ikke gjem HR-Henry! For at chatbotten skal bli brukt mest mulig, er det viktig å gjøre han tilgjengelig på så mange flater som mulig, sier Børge.
Samtalebotten trenger nemlig ikke bare å «jobbe og bo» på ett, enkelt sted: du kan plassere HR-Henry blant annet på intranett, personalhåndboken, Episerver, Teams, Messenger og SuperOffice.
Nå er det ikke slik at du må endre eller forkaste alt av systemer. HR-Henrys oppgave er å hjelpe de ansatte med å navigere i jungelen av oppslagsverk og digitale dokumenter.
– Han hjelper deg med å få mer ut av investeringene som du allerede har gjort, sier Børge.
Gevinsten kan bli betydelig: en økning på inntil 70 prosent i bruken av personalhåndboken, og en tredjedel færre e-poster.
Av alle spørsmål han får, kan HR-Henry svare på mellom 75 og 85 prosent.
Men når en robot overtar en god slump av arbeidsoppgavene, hva skjer da med de ansatte ved HR-avdelingen?
– La mennesker gjøre det mennesker er gode på. Det er bedre at de fysiske ansatte ved HR-avdelingen bruker tiden sin på mer komplekse oppgaver, som krever faglig ekspertise, subjektive vurderinger, humor, medmenneskelighet eller strategiske evner.
Se webinaret «HR-Henry gjør menyer og søk utdatert» for å oppleve HR-Henry i aksjon.
